KPI для бухгалтерии и административного персонала
Опубликовано Евгения Жирнякова в 10.08.2018 10.08.2018
Хронометраж:
08:44 Сложности при разработке KPI для бухгалтера, секретаря
13:07 Как преодолеть сложности при помощи методики KPI-Drive
16:43 Пример реальной KPI-матрицы главного бухгалтера
18:56 Пример реальной KPI-матрицы секретаря
23:31 Особенности использования количественных KPI
24:23 Ложные KPI-показатели для бухгалтера и секретаря
26:28 Инструменты измерения качества работы
29:03 Шкала для оценки бухгалтера
32:55 Шкала для оценки секретаря
34:01 Пример использования оценок для главного бухгалтера
36:08 Пример использования оценок для секретаря
37:08 Инструменты управления задачами и поручениями
40:22 Пример задач для главного бухгалтера
41:59 Пример задач для секретаря
45:04 Примеры реальных KPI-матриц для бухгалтеров, секретарей и администраторов в различных отраслях
Слайд 1. KPI для бухгалтерии и административного персонала
Слайд 2. О компании
Слайд 3. Об Александре Литягине
Слайд 4. Наталье Гелановой
Слайд 5. Сложности измерения результатов труда бухгалтерии и административного персонала
Слайд 6. Пути решения при помощи методики KPI-Drive
Слайд 7. Пример KPI для главного бухгалтера
Слайд 8. Пример KPI для секретаря
Слайд 9. Особенности использования количественных KPI
Слайд 10. Ложные KPI
Слайд 11. Инструменты измерения качества работы
Слайд 12. Шкала BARS для бухгалтера
Слайд 13. Шкала BARS для секретаря
Слайд 14. Пример использования оценок главного бухгалтера
Слайд 15. Пример использования оценок главного бухгалтера
Слайд 16. Пример использования оценок для секретаря
Слайд 17. Пример использования оценок для секретаря
Слайд 18. Инструменты управления задачами и поручениями
Слайд 19. Задачи главного бухгалтера
Слайд 20. Пример отчета в KPI-Drive по одной из задач главного бухгалтера
Слайд 21. Задачи секретаря
Слайд 22. Пример отчета в KPI-Drive по одной из задач секретаря
Слайд 23. Пример KPI главного бухгалтера (производство)
Слайд 24. Пример KPI главного бухгалтера (дистрибьюция)
Слайд 25. Пример KPI главного бухгалтера (сеть аптек)
Слайд 26. Пример KPI главного бухгалтера (автосервис)
Слайд 27. Пример KPI бухгалтера-кассира
Слайд 28. Примеры KPI бухгалтера
Слайд 29. Примеры KPI секретаря
Слайд 30. Примеры KPI для ассистента генерального директора и администратора
Слайд 31. Примеры KPI для секретаря
Похожие записи
KPI по должностям
Оплата по результату в аптечной сети. Опыт успешного внедрения.
Вебинар KPI-DRIVE (онлайн-конференция), 22 мая 2014 года Оплата по результату в аптечной сети. Опыт успешного внедрения. Спикер: Елена Брыль, директор компании «Аптека 242». (Нефтеюганск, Россия) Род деятельности: аптечная сеть Год начала сотрудничества: 2008 г. Сайт: Читать дальше…
KPI по должностям
KPI-Мотивация. Производство и дистрибьюция автохимии и автокосметики
Вебинар KPI-DRIVE (онлайн-конференция), 29 мая 2014 года KPI-Мотивация. Производство и дистрибьюция автохимии и автокосметики Марина Телеусова — генеральный директор компании «Vortex» (Ижевск, Россия). Отрасль: производство и реализация автохимии и автокосметики. Год начала сотрудничества: 2011. Сайты: Читать дальше…
KPI по отраслям
KPI для производства
6:44 Практика применения KPI в производстве
7:51 Как выбрать правильные KPI для производства?
9:22 Качественные KPI в производстве
12:12 Особенности применения KPI в производстве
15:58 Пример KPI-матрицы для главного инженера
20:15 Задачи в KPI-матрице главного инженера
22:30 Шкала BARS для инженера по Читать дальше.
Тема: Мотивация для офис-менеджера (своеобразный KPI)
Опции темы
Поиск по теме
Мотивация для офис-менеджера (своеобразный KPI)
«офис-менеджеры» чем занимаются у вас, результатом их труда что должно быть (в идеале) и что получается (по факту)?
Все занимаются разными вещами, зависит от отдела. Даже в одном отделе функции каждого сотрудника отличаются. Хотя должностные инструкции обобщенные, для всех одинаковые. Часто происходит ротация состава. Уточнить должностные инструкции не получится. Если кому нибудь и можно поставить план выработки по документации то зачастую получается много побочных факторов, например входящие звонки, или приходящие клиенты, день на день не приходится. Но как везде есть молодцы и шаляй-валяй сотрудники. А на премирование молодцов ворчат. Ну не обьяснить им чем они хуже.
согласна. Вы готовы платить деньги за соблюдение трудовой дисциплины, исключая установление каких-то «производственных» планов (если говорите, что занимаются «всем и ничем»). Может быть сначала нужно понять, куда вести народ (направление четкое), а потом требовать исполнения и «наказывать»?
т.е. опоздания, административные отпуска с формулировкой «мне надо», выход в курилку шумной толпой чтобы «поточить ляса», посплетничать, помериться зарплатой, провонять и вернуться к разрывающемуся телефону,или толпе скопившихся клиентов и дыхнуть на них табаком
ну тогда вот такое
а вы их за свою неспособность органзовать процесс штрафуете
Да от региона многое зависит, перед выставлением зп мониторится рынок, офис-менеджеры это линейные сотрудники на элементарные задачи.
Irysya, Вы, вырываете слова из контекста. Это нельзя назвать конструктивной критикой за которой я сюда зашел.
Вот вы говорите «люди слоняются», т.е. у них нет задач, и при этом Вы приветствуете что они согласны занять пробелы в своей «трудовой деятельности» важными поручениями руководства толька за дополнительную плату.
Потом, Вы слышали когда нибудь про постоянную ротацию внутри предприятия? Как вы представляете внесение изменений в должностные инструкции по 3 раза в месяц.
+ ко всему фирма находится на стадии перехода от малого бизнеса к среднему с нестабильными оборотами, людей то мало, то слишком много, и мне как директору приходится иной раз машину разгрузить, а то и пол подмести. Так что офис-менеджеров с металлургического факультета политеха у которых притязания на внушительный соцпакет, зп свыше 14тыр и 2-3 банальными задачами внутри рабочего дня у нас не очень любят..
не передергивайте мои слова
и не только слышала 
не обижайтесь токо на мои слова
Дальше: ОТГУЛЫ
Гуляй не гуляй, компания все равно оплатит эти дни. Но их придется отрабатывать, и обязательно в неудобное для сотрудника время.
Если девочка пошла гулять на свадьбу сестры 4 марта, то когда вы думаете она будет отрабатывать этот день? Правильно, 8 марта, и обязательно результат ее отработки будет количественным, или просто осязаемым. Например будет изменять должностную инструкци. Еще перед 8 марта человек составляет очень строгий план на день, который обязательно утверждается только мной. И там конечно только четкие задачи с возможностью проверки результата.
Изменить должн. инструкцию
Разложить файлы по папкам по строгой иерархии
Написать статью для газеты и т.д.
Далее: Соц. сети, пока забиваю, но если замечу мало не покажется, часто бывало сидели посредством мобилы, дабы в истории браузера не было бы видно. Было время смотрел мониторинг активности в соц сетях на специальных сайтах, мер не принимал, но якобы случайно дал увидеть у себя на мониторе сию фичу у особо активных пользователей, о которой они тутже незамедлили сообщить своим коллегам, дабы предупредить. Результат: ни кого не наказывал, а в соцсетях ни кто не сидит. Но давно не проверял надо будет посмотреть.
Забыл про меренья ЗП, размер зп каждого в компании есть коммерческая тайна, которая строго блюдется, и хоть они обмеряются ею в курилке, ни кто не придет, типа а у него вон какая большая, так как если придет, то значит выведывал коммерческую тайну, а другой ее разглашал, и не то что повышение, а строгое наказание будет для каждого и конечно индивидуальное
.
Круто, кое-что взяла на вооружение. Спасибо за уделенное время.
на мой взгляд, Вам как руководителю просто заняться нечем, «не царское это дело» такой мелочевкой заниматься, самостоятельно просматривать камеры, ловить с секундомером опаздывающих, должностные инструкции вычитывать и т.п.
А чье тогда это дело? Как не работа с подчиненными?
«чо дееца, чо дееца. «(с)
Спасибо! Интересно, кое-что надо взять на вооружение. А отрицательные заметки пишут подчиненные))
хаха сделайте не минус, а плюс т.е. начисляйте за некурение в раб время, неопоздание и т.п.
и почитайте про сиситему сбалансированных показателей. вообще непонятно чем фирма занимается 10 офис манагеров ерунда какаято)
что правда, то правда
многие и поболтать успевают и работу сделать за пятерых, а многие ничего не успевают, хотя всё время сидят на работе, уткнувшись в монитор
Дальше: ОТГУЛЫ
Гуляй не гуляй, компания все равно оплатит эти дни. Но их придется отрабатывать, и обязательно в неудобное для сотрудника время.
Если девочка пошла гулять на свадьбу сестры 4 марта, то когда вы думаете она будет отрабатывать этот день? Правильно, 8 марта, и обязательно результат ее отработки будет количественным, или просто осязаемым. Например будет изменять должностную инструкци. Еще перед 8 марта человек составляет очень строгий план на день, который обязательно утверждается только мной. И там конечно только четкие задачи с возможностью проверки результата.
Изменить должн. инструкцию
Разложить файлы по папкам по строгой иерархии
Написать статью для газеты и т.д.
Далее: Соц. сети, пока забиваю, но если замечу мало не покажется, часто бывало сидели посредством мобилы, дабы в истории браузера не было бы видно. Было время смотрел мониторинг активности в соц сетях на специальных сайтах, мер не принимал, но якобы случайно дал увидеть у себя на мониторе сию фичу у особо активных пользователей, о которой они тутже незамедлили сообщить своим коллегам, дабы предупредить. Результат: ни кого не наказывал, а в соцсетях ни кто не сидит. Но давно не проверял надо будет посмотреть.
Эффективность труда и качества секретаря
Н.И.Архипова, проф., О.Л.Седова, доц. РГГУ
Эффективность труда секретаря характеризует результативность его трудовой деятельности и выражается в достижении эффекта при минимальных затратах труда.
Эффективность труда секретаря во многом зависит от знаний, навыков, способностей конкретного человека.
Должностная инструкция секретаря, разработанная с учетом квалификационных характеристик «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих» четко регламентирует требования к образованию, стажу работы, знаниям и умениям секретаря. Однако, известно, что эффективность работы конкретного сотрудника определяется не только квалификационными требованиями, но и его личными качествами.
Не случайно в США должностная инструкция состоит из двух частей: «Описание работы», которое содержит наименование должности, ее краткое описание и «спецификация работы», включающая сведения о личностных характеристиках, необходимых для ее эффективного выполнения.
Многие специалисты пытались сформулировать перечень необходимых черт характера и качеств личности секретаря. Так, по мнению руководителей Клуба профессиональных секретарей М.Домниковой и Е.Приваловой современный секретарь должен обладать такими качествами, как осведомленность, пунктуальность и организованность (1). Дж.Харрисон, исходя из определения Европейской ассоциации профессиональных секретарей роли секретаря как «координационного центра» любой организации, выделил две группы требований к секретарю: требования к деловым и личностным качествам (5):
| Профессиональные навыки секретарской работы | Высокая квалификация в области стенографии, машинописи, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи |
| Опыт организаторской работы | Высокий уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов |
| Эффективность, надежность, ответственность | Готовность принимать на себя ответственность по поставленным ее руководителем задачам, которые в своем большинстве касаются повторяющихся операций, Умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение |
| Самостоятельность, инициатива | Инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения |
| Тактичность, дипломатичность | Тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями. Секретарь также должна быть общительной в отношении с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех устремлениях |
| Пунктуальность | Для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч и посещению совещаний |
| Лояльность, преданность работе | Это основные качества для создания идеальных отношений с руководителем |
| Предвидение | Умение предупредить желания своего руководителя экономит время и в значительной мере освобождает его от необходимости детально планировать свою работу |
| Внешний вид | Опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки |
| Особенности характера | Любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора |
| Отзывчивость, умение адаптироваться | Готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работы на другой, умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок |
| Интересы | Стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя |
| Вежливость | Вежливость и отзывчивость необходимы для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело |
В России в конце 80-х годов была разработана типовая модель рабочего места секретаря-референта предприятий малого бизнеса (2). Модель включала 15 элементов качественных и количественных характеристик рабочего места: кадровые данные, опыт, профессиональные знания, профессиональные умения, личностные качества, психология личности, здоровье и работоспособность, уровень квалификации, служебная карьера, хобби, вредные привычки, организация труда, оплата труда, социальные блага и социальные гарантии.
Не обсуждая спорность некоторых характеристик (например, красивая внешность, опыт работы в профкоме), отметим что применение типовой модели на практике не всегда осуществимо.
Во-первых, в современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (3), а термин «секретарь-референт» используется для секретарей различного уровня.
Во-вторых, секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, размера, стиля управления, национальных особенностей имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует различных способностей и личностных качеств.
Как определить, какими необходимыми качествами должен обладать секретарь конкретной организации, чтобы его работа была эффективной?
Может быть рекомендован следующий порядок определения требований к секретарю в конкретной организации.
KPI в управлении персоналом
Система KPI для работников — это порядок применения ключевых показателей эффективности, главный критерий оценки результатов работы сотрудника на предприятиях, использующих «западный» формат мотивации служащих, и расчета переменной части заработной платы.
Ключевой индикатор выполнения
Попробуем определить простыми словами, что такое KPI в зарплате — это показатель достижения результата в той или иной деятельности, оцифрованный, измеренный и выраженный в числовой форме. По сути, это индикатор эффективности и успешности выполнения поставленных задач. Смысл этой системы — нацелить действия сотрудников всех подразделений в едином направлении при помощи выполнения конкретных параметров.
Показатель каждого отдельного работника не только определяет эффективность выполнения его конкретной работы и находит финансовое отражение в его заработной плате, но и, в конечном счете, направлен на решение бизнес-целей всего предприятия. Кипиай, но в русской версии используют аббревиатуру КПЭ (ключевые показатели эффективности), подразделяются на два типа:
Выделяют следующие показатели KPI сотрудников в компании:
Последний показатель имеет наибольшее значение в управлении персоналом, так как он демонстрирует, какие результаты достигают работники в своей трудовой деятельности. Если на предприятии установлена соответствующая система оплаты труда (оклад + KPI), ключевой индикатор результата используется при расчете премиальной части зарплаты.
Показатели эффективности и оплата труда
Разрабатывая и внедряя параметры эффективности при оплате труда, чтобы понять, что такое зарплата по KPI, необходимо четко сформулировать цели, которые преследует компания. Эти цели должны иметь конкретные признаки, а для их постановки необходимо использовать глаголы и цифры.
Любая мотивационная система направлена на увеличение интереса к работе и качеству выполняемых задач. Как вариант, система KPI для ассистента директора — это свод показателей, связанных с его прямыми обязанностями и квалификацией: четкая постановка деловых задач руководителя, составление продуктивного расписания, быстрая и качественная работа с документами.
Важно понимать также, что не все подразделения в равной степени влияют на реализацию бизнес-целей компании. К примеру, секретарь или бухгалтер. Но и для таких сотрудников реально установить критерии эффективности их работы. Привязывать их удобнее не к общим бизнес-целям, а к реализации целей и задач подразделения. Так, для секретаря показатели эффективности — это качество обработки входящей и исходящей документации, скорость ответа на входящие звонки по телефону; для бухгалтера — время обработки документов или качество взаимодействия в вопросах документооборота с бухгалтерами контрагентов. А вот KPI социального работника определить невозможно, поскольку работа соцработников не связана с извлечением экономической выгоды и получением прибыли. Социальная деятельность направлена на помощь населению и целевую поддержку конкретным категориям нуждающихся граждан.
Внедрение системы KPI
Применение системы показателей эффективности предусматривает:
Целесообразно вначале внедрить новую систему в качестве пилотного или тестового проекта в одном отделе, чья работа оказывает непосредственное влияние на финансовые показатели фирмы (например в отделе продаж). А потом уже, после исправления возможных ошибок, распространить ее действие на все остальные подразделения. В случае изменения условий внешней рыночной среды или изменения стратегии и целей компании индикаторы обязательно пересматриваются.
В рамках отдела необходимо разрабатывать систему сверху вниз, т. е. сначала руководителю, а потом уже его подчиненным, чтобы цели и задачи в рамках подразделения были едиными. А не получилось бы, что, например, перед руководителем отдела стоит цель увеличить продажу низкорентабельных позиций, а менеджеры получают процент от продажи позиций с высокой доходностью. При таких показателях менеджеры не заинтересованы продавать позиции с низкой доходностью, и задачи руководителя будут трудновыполнимы.
В правильно построенной системе каждый коэффициент — это продуманные и определенные величины. Как пример, KPI для специалиста по охране труда — отсутствие аварий по вине персонала и несчастных случаев на производстве, количество проверок знаний по охране труда, успешно пройденные проверки и проч.
Для одного сотрудника вводят несколько (не много) индикаторов, за которые он отвечает (3-5 — самое оптимальное количество). У каждого ключевого показателя определяется его финансовая стоимость, которая отражается в зарплате. Рекомендуется сохранять оклад работника, а мотивационный компонент делать дополнительным, а не частью бывшего оклада.
Таким образом, зарплата по системе KPI — это это вариант оплаты труда работников, при котором конечная сумма переменна и непосредственно зависит от качества выполнения поставленных задач.
Разработка, правила и принципы внедрения КПЭ:
В целом разработка системы КПЭ — очень неоднозначная тема для любого руководителя. Этот процесс практически всегда достаточно затратен и болезнен для сотрудников, но при правильном подходе является отличным инструментом мотивации и стимулирования работников к труду.
Отражение в трудовом договоре
В трудовом договоре фиксируют индивидуальные цели, которые установлены для конкретной должности. Но прежде чем включать систему KPI в трудовом договоре, важно привести в соответствие все локальные нормативы — коллективный договор, положение о премировании и стимулировании, положение о KPI ( ст. 135 ТК РФ ). Работники расписываются и подтверждают ознакомление с новой системой оплаты труда.
Инструкция, как прописать KPI в трудовом договоре работника:
Оценка выполнения показателей
Оценка выполнения поставленных задач — это важный элемент работы мотивационной системы. Нормативы рядовых работников подбирают прозрачными в оценке, чтобы человек сам мог понимать в течение учетного периода, выполняет он их или нет, а не узнавать об этом по факту окончания периода. У руководителей допустимы индикаторы, на определение реализации которых требуется время, такие как % от рентабельности продаж компании. Но в течение месяца работнику следует понимать, в каком направлении он движется, и иметь возможность по другим показателям оценивать свою текущую работу.
В крупных компаниях оценка выполнения ключевых показателей обычно автоматизирована, и результаты определяются «с кнопки». В небольших компаниях оценкой результатов занимаются либо руководители, либо представители отдела персонала. На основании выполнения показателей и начисляется премия.
Обычно используется такая формула расчета:
Наиболее удобно считать ключевые показатели эффективности с помощью таблицы: