Обзор программы тайм-трекера Toggl. Времени хватит на все!
Вы тоже ловили себя на мысли, что вам не хватает времени? Вот бы в сутках было не 24, а 26 или 30 часов, да? И в тоже время мы можем легко зависнуть на часок-другой в социальных сетях. На это занятие время находится!
Непродуктивных затрат можно избежать, если фиксировать — куда и сколько времени пошло.
Раньше люди, озабоченные своей эффективностью, просто записывали на бумаге — сколько минут и на какое дело ушло. Но уже давно 21 век на дворе!
Существуют специальные программы для учета времени – тайм-трекеры. С одной из таких программ – Toggl — мы сейчас и познакомимся.
Регистрация в Toggl и начало работы
Начнем, как обычно, с регистрации. Идем на toggl.com, где нам демонстрируют делающего сальто кота и прочие завлекательные ролики. И вводим свои учетные данные — имя и адрес электронной почты.
Будем работать с бесплатной версией Toggl.
На указанный электронный адрес придет письмо со ссылкой для подтверждения.
Пройдя по ссылке, подтверждаем регистрацию. Нас перебрасывает в основное окно программы. Нажав на вкладку Back to toggl, переходим непосредственно к тайм-трекеру.
Интерфейс англоязычный, но светлый и простой в управлении. В нём нет ничего лишнего!
Перед тем, как начать отслеживать время, надо создать проекты, в которых оно будет отслеживаться. Сделать это можно на вкладках Timer и Projects в самой верхней строчке интерфейса.
Создание проекта
В дальнейшем, когда у вас будет несколько проектов, на вкладке Timer вам предложат выбрать проект из списка (Select Project).
Нажав на Select Project, вы увидите выпадающий список ваших проектов и в конце его — зеленый крестик с предложение создать проект — Create Project. Можно выбрать один из существующих проектов или создать новый.
Если вы предполагать и работать с этой программой в одиночку, вы будете единственным клиентом, поэтому нажимать сюда не надо. В окошке ниже (Project Color) выберите цвет проекта. Кружочек с выбранным цветом появится после название проекта, что позволит каждому проекту иметь отличительный признак.
Затем нажмите на зеленую кнопку Create Project. Все, проект создан!
Запуск и остановка таймера
После создания проектов идем на вкладку Timer, выбираем проект, над которым хотим работать именно сейчас и нажимаем на большую зеленую кнопку Start.
Кнопка изменит свой цвет на красный, появится надпись Stop, начинается отсчет времени.
После того, как вы закончили работу с конкретным проектом, нажмите кнопку Stop, и отсчет времени остановится. При этом под строчкой появится запись Today (сегодня), название проекта и затраченное время.
При желании вы можете перед названием проекта внести дополнительные пояснения или краткое описание.
Проект может включать в себя несколько более мелких проектов или работ. И вы, возможно, захотите все это отслеживать.
Удалить зафиксированное время можно, кликнув мышкой на область белого квадратика слева и выбрав в выпадающем списке Delete.
Если нажать на Continue (продолжение), то снова начнется отсчет времени для этого же проекта.
Когда нажмете Stop, появится еще одна строка со временем работы над этим проектом.
Потом, при отчете, все время суммируется.
Продолжить работу над проектом также можно, нажав на зеленый треугольничек в строке проекта (появляется при наведении курсора).
Бывают ситуации, когда вы работаете над проектом а, а таймер в программе не запустили. Внести затраченное время можно и задним числом.
Для этого надо выбрать проект и кликнуть мышкой на Add manually (добавить вручную) над зеленой кнопкой Start. При этом вид строки изменится – в середине появятся цифры 00:00 и иконка календаря с датой.
Вместо цифр нужно ввести затраченное время, кликнуть на иконку календаря, выбрать в выпадающем списке день, нажать на зеленую кнопку Apply (выпадающее окно исчезнет) и нажать на серую кнопку Save.
Отчеты и экспорт результатов
Посмотреть отчет по затраченному времени можно, перейдя на вкладку Reports и выбрав отчет Summary. Это самый информативный вид предоставления информации. Во-первых, сразу видно, cколько времени уходит в каждый день недели, во-вторых, присутствует круговая диаграмма всего затраченного времени.
Каждый сегмент диаграммы имеет свой цвет, соответствующий цвету проекта (для этого и понадобилось выбрать цвет при создании проекта). Очень удобно и наглядно!
Посмотрите внимательно — на что вы тратите свое время?!
Может быть, вы решите, что над каким-то проектом на следующей неделе надо поработать больше, а над каким-то — меньше.
Экспорт результатов можно осуществить в виде файла в PDF или CSV формате. На той же вкладке Summary наводим курсор на область Export (рядом с пиктограммой принтера), кликаем на треугольничек и выбираем Download as PDF или Download as CSV. И сразу скачивается необходимый файл с отчетом.
Недостатки бесплатной версии Toggl
Предоставляется отчет только за неделю. Маловато! Хорошо бы увидеть отчеты за месяц, за квартал или даже за год. Будет виден прогресс. Такая возможность существует в платных версиях.
С другой стороны, каждую неделю посылаются отчеты на адрес электронной почты, указанный при регистрации. Эти данные можно использовать в электронных таблицах Excel, но это не очень удобно.
Платные версии позволяют работать с неограниченным количеством пользователей в команде, в бесплатной число ограничено пятью участниками.
Версия Pro стоит 5 долларов в месяц, Business — 49 долларов в месяц.
Выводы
В заключение отметим, что Тoggl интегрируется в несколько десятков приложений, в том числе в Браузер Google Chrome и популярную программу тайм-менеджмента Todoist. Существуют решения для iPhone и Android.
Посмотреть список приложений можно на вкладке https://toggl.com/tools
Ищите дыры, куда утекает время — самая драгоценная валюта в мире! Гуру тайм-менеджмента любят повторять, что время — единственный ресурс, который может только уменьшаться. Сказано очень верно!
Я, например, увидел, что много времени трачу на чтение почты. Поэтому отписался от лишних рассылок, стал читать ее реже.
Toggl – приложение для учета времени
Как вы управляете своим временем? Знаете ли вы, на что тратите его в течение дня? Бывает ли такое, что к вечеру вы не успеваете выполнить пару важных дел, только потому что слишком часто отвлекались на соцсети?
Теплица предлагает отложить в сторону книги о продуктивности и скачать онлайн-сервис учета времени Toggl. Он поможет отслеживать ваше время и развить дисциплину.
Для начала работы скачайте приложение. Есть различные варианты: вы можете бесплатно установить расширения для браузера Chrome или Mozilla, скачать десктопную версию или приложение для iPhone и Android. Причем учет времени будет синхронизирован со всеми устройствами.
После скачивания нужно авторизоваться. Введите адрес своей электронной почты и придумайте пароль, либо можно авторизоваться через аккаунт Google. После установки приложение мгновенно откроется в виде небольшого окна.
Так выглядит интерфейс приложения в окне браузера. Изображение: скриншот из приложения.
Работать с приложением просто: чтобы запустить таймер, нужно нажать кнопку «пуск». Укажите заголовок (чем вы занимаетесь сейчас) и коротко опишите вашу задачу. Также напишите название проекта, к которому эта задача относится. Как только закончите, нажимайте «стоп». А если отвлеклись, тоже нажимайте «стоп», чтобы трекер это зафиксировал, как только вы вернетесь к задаче, возобновляйте учет.
Чтобы отредактировать задачу, на нее нужно просто нажать, и вы попадете в дополнительное окно. Внесенные изменения автоматически сохраняются.
Так выглядит интерфейс приложения в окне браузера. Изображение: скриншот с сайта toggl.com
Таким образом, у вас получится список задач, которые вы выполняете за день. В разделе «настройки» вы можете установить напоминания: тогда приложение будет вас уведомлять, что вы забыли поставить трекер. Эта функция позволит вам развить реальную привычку отслеживать свое время. В разделе «reminder» выберите, как часто должно появляться напоминание и в какие дни недели.
Для общей статистики стоит открыть приложение в браузере. Для этого нажимайте на значок трекера в десктопной версии. В левой панель есть несколько разделов: документ со статистикой (dashboard), отчет (report), аналитика (insights, раздел доступен в премиум-версии и подходит для бизнеса) и сохраненные отчеты (saved reports). Интереснее всего изучать статистику: то, сколько времени вы потратили на выполнение задач по каждому проекту или в целом за определенное количество времени (день, неделя, месяц).
В разделе «управление» (manage) вы можете основательно поработать с каждым проектом: пригласить коллег в команду, делиться отчетами в формате pdf, суммировать данные. Плюс в том, что отчеты в виде инфографики помогают визуально увидеть, на какие дела вы тратите больше всего времени, сколько часов тратите на разные проекты.
Несмотря на то, что сервис на английском языке, интерфейс интуитивно понятный. Разделов совсем не много, вся информация вам доступна в виде инфографики, а названия задач и их описания можно писать на русском языке.
Время на вес золота: тайм-трекинг для удаленной работы
Преимущества и недостатки тайм-трекинга в организациях и обзор десятка лучших приложений в нише. Сравниваем трекеры между собой по ключевым характеристикам и цене.
Менее чем за месяц миллионы людей по миру были вынуждены перейти на удаленную работу из-за пандемии COVID-19. Масштаб и скорость этого сдвига превратили его в беспрецедентную проблему. Владельцы бизнеса борются с двойными опасениями — насколько острые последствия пандемии будут для глобальной экономики, и какие шаги нужно предпринять сейчас, чтобы удержаться на плаву. Перевод штата на работу из дома — только первый шаг. Второй, намного более сложный — налаживание эффективности в новых рабочих условиях.
Для руководителя, менеджера или члена команды, знание того, на что тратится время, имеет первостепенное значение. Так было и до перехода на дистанционную занятость — меняются только инструменты измерения.
Если вы не фиксировали детально время раньше, то можете удивиться, узнав, что многие считают это источником жизненной силы своего бизнеса. Это похоже на рентгеновское зрение для проектов, с которым становится заметно, зарабатываете вы деньги или сжигаете.
Отслеживание времени касается не только компаний, оно помогает и самозанятым — большинство из преуспевающих фрилансеров расскажут о тайм-менеджменте, даже если их разбудят посреди ночи. Для “одиночек” или небольших компаний подходят решения, направленные на то, чтобы обнаруживать попусту потраченное за рабочим местом время. Например, фиксирующие, какие сайты и приложения используются чаще всего и сколько на это уходит, далее представляя общую оценку производительности. Так можно сравнивать рабочий день от недели к неделе, учиться на собственном опыте и оптимизировать свой график.
Такие инструменты не способны масштабироваться и быть точными для команды из 10+, 100 и тем более 1000 человек. В них нет прямой связи с проектами и задачами внутри предприятия и объединения с другими данными, такими как расписание и ресурсы. Более выгодный для организаций вариант заключается в отслеживании времени непосредственно на выполнение задач. Чаще всего это делается с помощью комбинированного решения для управления проектами и ресурсами.
Преимущества
В бизнесе всегда задействовано много маленьких задач, при этом большинство даже не осознает, сколько из них решаются одновременно. ПО для отслеживания времени гарантирует, что большие и малые задачи будут готовы вовремя. Главные преимущества обеспечения трекеров:
Другая проблема, с которой сталкиваются компании — выставление корректных счетов клиентам. Если ваш бизнес выставляет счета клиентам по часам, а не по проекту, использование обеспечения гарантирует, что с клиентов взимается правильная сумма.
Потенциальные проблемы
Решения по отслеживанию времени могут иметь проблемы при внедрении, однако большинство из них решаются обдуманным подходом.
Впрочем, иногда причина медленной адаптации к программам кроется не в моральных дилеммах — приложение попросту может быть неудобно в пользовании, например, для выполнения одной функции требуется много щелчков.
Если вы действительно хотите, чтобы проектный и тайм менеджмент прижились в компании, будьте готовы проводить беседы. Внедряя решение без предварительных обсуждений, вы можете даже потерять кого-то из штата. Критически важно, чтобы ваши сотрудники знали, что использование этого ПО не является средством слежки за ними и не исходит из недоверия к ним или их способностям.
Команда должна усвоить, что решение устанавливается для того, чтобы повысить производительность и навыки, а не для ежеминутного наблюдения. Такой разговор даст сотрудникам не только понимание истинных причин установки ПО (сокращение расходов, упрощение управления, автоматизация задач), но и позволит почувствовать, что вы заботитесь не только о бизнесе, а и о них.
Критерии выбора программного обеспечения
Выбирая тайм-трекер, стоит ориентироваться на специфические нужды компании. Но есть и универсальные параметры, которым качественный продукт должен соответствовать.
Отслеживание времени
Очевидно, что это первый критерий, о котором следует подумать. Важно ознакомиться с тем, как именно это будет происходить — например, удаленным сотрудникам нужен пакет, который позволяет использовать несколько способов входа и выхода. Лучше всего, если решение поставляется с автономной поддержкой, чтобы коллеги не зависели от присутствия или отсутствия сети.
ПО должно включать обработку расписаний. Это значительно упрощает составление счетов. Качественный пакет позволяет руководителям проектов мгновенно утверждать или отклонять расписания.
Управление проектом
Для полноценного видения процессов необходимо также отслеживание ресурсов проектов, задач и возможность комментирования. В продвинутых системах включена поддержка учета расходов и создание счетов.
Отчеты
Это must have — любое стоящее ПО должно иметь функцию отчетности, позволяющую составлять отчеты разных типов. Именно благодаря этому менеджеры узнают о затраченном времени, расходах, счетах. Грамотно подобранное обеспечение позволяет настраивать отчеты, где пользователи смогут включать точную информацию в каждый отчет.
Наконец, стоит учесть интеграции. Оптимально, если решение сможет синхронизироваться с данными из другого программного обеспечения, которое у вас работает. Хорошей идеей будет поиск ПО, предполагающего интеграцию с пакетами CRM, расчета заработной платы, управления контентом, ERP, которое в компании уже установлено.
Теперь переходим к обзору конкретных трекеров. В отобранной десятке мы смотрели на такие параметры: автоматическое отслеживание времени, инвойсирование, биллинг, автономный режим, бюджет проекта, планирование работы, форматы экспорта файлов, расширения браузера, количество дней бесплатной пробной версии для организаций и цене.
Больше деталей сравнения по каждому из продуктов доступно в таблице — так, например, в статье не рассматривается возможности комментирования, GPS трекинга, обнаружения простоя и доступа к истории.
Toggl
Toggl — интуитивно понятный в использовании сервис, который предоставляет необходимые инструменты для отслеживания времени на выполнение задач. Запускается как онлайн, так и офлайн, работает из веб-интерфейса, есть приложения для настольных компьютеров, iOS и Android.
В бесплатном тарифе, за который, кстати, продукт полюбился фрилансерами, поставляются основные инструменты тайм-трекинга. Входит туда и поддержка автономного режима, опции еженедельных отчетов, неограниченное количество проектов и клиентов. Доступны функции управления командой (до пяти команд).
Оплату Toggl берет за предоставление функции бизнес-анализа — запланированная email рассылка и оповещения, сохранение отчетов и экспорт в XLS, управление проектом (задачи, доски, приблизительное время окончания).
Подойдет для: обновления древних корпоративных расписаний. Позволяет гибко отслеживать рабочее время, не требуя дополнительного обучения, дает представление о производительности и прибыльности.
TSheets Intuit
TSheets — облачное решение, помогающее владельцам и менеджерам следить за рабочим временем штата с помощью веб и мобильных приложений. Сотрудники используют собственные устройства для входа и выхода — смартфоны, компьютеры, мобильные приложения, смс или даже стационарные телефоны.
TSheets помогает пользователям настраивать предупреждения о возможной сверхурочной работе — оповещения отправляются с помощью смс, электронной почты или даже через Twitter.
Решение предоставляет настраиваемые фильтры, собирающие точную информацию расписания каждого пользователя, проекта и далее сортирует данные по дате, группе, коду работы и периоду расчета.
Подойдет для: всех, от фрилансеров до больших компаний, которые хотят отслеживать часы сотрудников в зависимости от конкретной работы.
Hubstaff
Hubstuff хорош тем, что фокусируется на одной задаче — оптимизированном наблюдении за временем сотрудников. Правда, здесь уже больше функций отслеживания, чем в предыдущих вариантах, например — захват снимков экрана сотрудников и слежка за работой клавиатуры и мыши.
Некоторые опции Hubstaff пересекаются с отдельным видом ПО — мониторингом всей активности сотрудников, то есть, выходят за рамки обычного тайм-трекинга. В приложении можно посмотреть, какие вебсайты и приложения открывались и посещались сотрудниками и длину этих сессий.
Решение поддерживает интеграцию с 30-тью бизнес-приложениями, включая Basecamp, Trello, Asana, Github и Paypal.
Подойдет для: растущего бизнеса и стартапов, разработчиков, сайтов электронной коммерции, юридических фирм.
Интерфейс
TimeCamp
TimeCamp — передовая программа, удобная для малых и больших команд. Благодаря функциям автоматического отслеживания в реальном времени, TimeCamp больше чем трекер — это всеобъемлющая централизованная система управления проектами. Дополнительно к внутренним инструментам проектного менеджмента, решение поддерживает 114 интеграций.
Сама компания описывает TimeCamp как “Google Analytics для подсчета рабочего времени за компьютером и офлайн”.
Поскольку TimeCamp — скорее инструмент для самоконтроля времени, здесь нет планирования или традиционного подхода регистрации времени на работе. Вместо этого отмечается время, потраченное на задачи или проекты, а ПО работает в фоновом режиме для регистраций URL-адреса и приложений, посещаемых в течение дня.
Подойдет для: B2B компаний, которым необходимо отслеживать время и измерять прибыльность проекта.
TMetric
TMetric — удобный онлайн-трекер для фрилансеров и команд от 2 до 100 человек. Позволяет легко отслеживать рабочее время, перерывы, время на выполнение определенной задачи. Также следит за деньгами, позволяя легко посчитать расходы на учетную запись, проект или члена команды, полученный доход от проекта и клиента.
С помощью отчетов заметно и проектные затраты — TMetric рассылает уведомления по электронной почте каждый раз, когда совершается покупка.
TMetric интегрируется практически со всем, включая Asana, Basecamp, Freshdesk, GitHub, GitLab, Jira, Trello, Wrike, Todoist, Zendesk.
Подойдет для: разработчиков программного обеспечения, дизайнеров, консалтинговых агентств, интернет-магазинов, копирайтеров.
Clicktime
Удобный в использовании Clicktime подходит для всех типов пользователей на всех платформах и веб-браузерах. По сравнению с другими сервисами, ClickTime предлагает более широкий спектр функций при небольших инвестициях в ИТ.
Обеспечивает легкое документирование и управление расходами даже со смартфона — например, доступна загрузка квитанций, просмотр предложения по расходам, утверждение расходов и подготовка бюджета.
В приложение встроены функции, позволяющие делегировать задачи сотрудникам и оценивать продуктивность, а с помощью функции Project Insights продукт по запросу прогнозирует прибыльность бизнеса.
Подойдет для: бизнеса, где нужно планировать, управлять и отчитываться о времени или расходах сотрудников. Особенно — организациям, стремящимся сократить расходы, улучшить работу и взять под контроль бюджет.
EverHour
Everhour разработан для бесперебойной работы команд на платформах управления проектами, таких как Asana, Basecamp, Pivotal, Trello и GitHub. Это решение, которое и следит за временем, и управляет задачами.
В приложении отслеживается ход выполнения всех проектов, а также задачи каждого члена команды. Отчеты настраиваются индивидуально: добавляйте столбцы, меняйте порядок, применяйте фильтры и форматирование — все на ваш вкус.
Благодаря информации, поступающей из проектов — тегам, оценкам, этапам работы — доступны данные для полномасштабного анализа рабочих процессов.
Подойдет для: команд, где необходимо отслеживать проекты, устанавливать бюджеты и оповещения, разделять оплачиваемые и неоплачиваемые часы. Для планировки часов работы сотрудников, просмотра их рабочей нагрузки и свободного времени.
Harvest
Harvest — веб-приложение для управления бизнесом, которое помимо трекинга создает и отправляет инвойсы профессионального качества непосредственно клиентам. Платформа поставляется с интеллектуальным и простым в эксплуатации интерфейсом.
Возможности решения включают мощные инструменты отчетности, которые предоставляют пользователям онлайн доступ к информации о времени, проектах и бюджете, где каждый член команды отображается рядом с гистограммой задач.
Подойдет для: фрилансеров, которым необходимо отслеживать время и выставлять счета, а также командам, отслеживающим время для нескольких проектов одновременно.
RescueTime
RescueTime — веб-инструмент тайм-трекинга и аналитики, работающий в фоновом режиме на компьютере, отслеживая время, потраченное на приложения и вебсайты.
Доступна классификация каждого приложения и сайта, которые вы используете, по параметрам продуктивно/непродуктивно на шкале от 1 до 5.
Присутствует возможность установить еженедельные цели, например — «тратить X часов в неделю на продуктивные задачи и меньше Y минут на непродуктивные. Существует опция «Сфокусироваться», блокирующая отвлекающие вебсайты на определенное время.
Подойдет для: компаний всех размеров, стремящихся повысить производительность труда и управлять временем сотрудников.
DeskTime
DeskTime — полностью автоматическое программное обеспечение для отслеживания времени, которое обещает повысить производительность труда сотрудников на 30% за первые недели пользования.
Позволяет, независимо от наличия подключения к Интернету, отслеживать время по проектам, автоматически рассчитывает расходы на основе почасовой оплаты работников. DeskTime использует компьютер для сканирования открытых приложений, вкладок вебсайтов и браузеров на экране пользователя.
Доступно создание настраиваемых отчетов внутреннего использования, планирование смен сотрудников, отпусков, расчет сверхурочных и сохранение контактной информации о каждом из команды.
Подойдет для: средних и больших компаний. Простое и безопасное приложение для отслеживания времени, которое позволяет повысить эффективность и производительность предприятия.
WorkTime Corporate
WorkTime — программное обеспечение корпоративного уровня для мониторинга производительности сотрудников, отслеживающее факторы использования компьютера: вход и выход из системы, персональное использование Интернета (включая использование Facebook, Twitter и других соцсетей), использование программного обеспечения, активность и время простоя.
Результаты мониторинга хранятся на клиентских серверах, решение поставляется в локальной и облачной версии. Благодаря управляемому списку функций, интерфейс не выглядит загроможденным и научиться использовать WorkTime можно относительно быстро.
Небольшой набор функций WorkTime сопоставим с его невысокой ценой — он не отслеживает ни чаты, ни содержимое документов и файлов. WorkTime полезен, если нужен краткий обзор деятельности сотрудников.
Подойдет для: ИТ-компаний, государственных учреждений, стартапов, компаний большего (10 000+) и среднего размера без необходимости строго контроля.
Teramind Starter
Teramind предоставляет программное обеспечение, которое, помимо отслеживания времени, способно выявлять подозрительные действия пользователей, обнаруживать возможные угрозы, оптимизировать производительность и обеспечивать соответствие нормативным требованиям.
Доступен встроенный контроль удаленного рабочего стола (RDP), оповещения и журналы в реальном времени. Teramind позволяет просматривать рабочий стол сотрудника, и, если необходимо, разрешать или блокировать удаленный контроль над системой для предотвращения злонамеренных действий. Блокировка, перенаправления и предупреждения выполняются автоматически, чтобы обеспечить максимально эффективную и безопасную работу.
Пользовательский интерфейс предлагает командный центр с точными функциями мониторинга, инструментальными панелями и отчетами, в то же не усложняя навигацию и настройку.
В Teramind все действия индексируются. В списке веб-страниц и приложений отображаются гистограмму наиболее активных приложений и отдельную разбивку по отметкам рабочего времени сотрудника, процессов или URL-адресов, которые они запускали, продолжительность посещения.
Подойдет для: крупных и корпоративных предприятий, потому что это комплексная платформа, поддерживающая большое количество устройств, с расширенными функциями предотвращения потери данных.