Что такое инвойс и для чего он нужен
Заполнение инвойса происходит в случаях отправки различного рода товаров за границу. Данный грузосопроводительный документ является аналогом отечественного счета на оплату и требуется для предоставления на таможне.
Кто оформляет документ
Оформляется инвойс представителем предприятия, поставляющим товар за границу. Это может быть любой сотрудник, уполномоченный на отправку товарно-материальных ценностей в зарубежье, а также оформление и подписание сопутствующих документов. Помимо прочего этот человек должен владеть английским языком (или другим – в зависимости от того, в какую страну направляется груз), поскольку часть инвойса заполняется на языке того государства, в котором находится получатель.
Инвойс выписывается непосредственно в момент отправки груза и направляется заграничному партнеру. Таким образом, данный документ является официальным основанием для проведения оплаты покупки.
Разновидностью инвойса является проформа-инвойс, который составляется в тех случаях, когда в соответствии с договором иностранный покупатель предварительно вносит аванс (предоплату). По большей части он является копией обычного инвойса за исключением того, что некоторые сведений в нем – неокончательные или неподтвержденные.
Для чего нужен инвойс
Цель инвойса – зафиксировать перечень товаров, переправляемых в другую страну, их наименование, количество, стоимость и пр. параметры. Он является свидетельством факта погрузки товарно-материальных ценностей и одновременно с этим обязывает покупателя оплатить груз в соответствии с обозначенными условиями (за исключением тех ситуаций, когда была произведена предоплата).
Правила составления инвойса
На сегодняшний день унифицированного, обязательного к применению образца инвойса нет, так что организации могут разрабатывать шаблон документа в зависимости от собственных потребностей и в соответствии с обстоятельствами. В любом случае он должен содержать:
Чем более сложный или дорогой товар отправляется, тем тщательнее и подробнее следует его описывать.
К заполнению инвойса необходимо относиться очень внимательно, поскольку он является важнейшим документом, не только фиксирующим сам факт отправки груза с определенными показателями, но и позволяющим доставить товар в нужные сроки. Неправильно оформленный документ может существенно задержать груз на таможне (вплоть до месяца), что порой может негативным образом отразится на отношениях между продавцом и покупателем.
Если есть какие-то сомнения в корректности заполнения документа, лучше не полагаться на «авось», а проконсультироваться у специалиста.
Правила оформления инвойса
Инвойс может быть заполнен как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации – последний вариант особенно удобен, так как он содержит все необходимые реквизиты фирмы-отправителя. Документ обязательно должен быть заверен «живой» подписью отправляющего лица. Печать на нем ставить не обязательно (хотя пометка о ней и присутствует), поскольку с 2016 года юридические лица законом освобождены от необходимости использовать в своей работе печати и штампы.
Инвойс составляется в шести экземплярах (оригинал и пять копий), каждый их которых находит себе применение.
Как проверить документ
Перед отправлением необходимо еще раз тщательно убедиться в том, что все необходимые сведения о грузе внесены в сопроводительный инвойс.
Первое на что нужно обратить внимание: правильность и полноту внесенной информации в перечень отправляемого груза, далее надо удостовериться в том, что объявленная ценность товаров для таможни указана в валюте именно той страны, в которую «уходит» груз.
В тех случаях, когда пересылается более двух видов товаров, надо проверить разбивку стоимости по каждому наименованию и, если не указана общая объявленная ценность всех товаров, указать ее. Также нужно убедиться в том, что число копий соответствует норме.
Образец составления инвойса
Следует отметить, что эта часть документа в русском экземпляре заполняется на русском языке, в английском, соответственно, на английском (или на языке той страны, в которую отправляется груз).
Следующая часть документа касается собственно отправляемого товара.
FAQ. Экспортная документация
Этот документ содержит:
Какой инвойс необходимо заполнять при оформлении международных отправлений?
Для всех недокументарных отправлений требуется инвойс.
Для всех недокументарных отправлений необходимы копии коммерческого инвойса или проформы инвойса (если коммерческий инвойс не применим). Если в инвойсах содержится вся необходимая информация об отправлении, их можно печатать на вашем личном бланке или бланке компании.
Примечание: UPS Connect автоматически создает экспортную документацию.
В коммерческом инвойсе указаны:
Сертификат происхождения груза NAFTA используется в Канаде, Мексике, и Соединенных Штатах, в том числе Пуэрто-Рико, чтобы определить, облагаются ли импортные товары сниженной или нулевой пошлиной, как определено Североамериканским соглашением о свободной торговле (NAFTA).
В онлайн-формах это приложение предназначено только для товаров, произведенных в США и Пуэрто-Рико. При перевозке из США или Канады, подготовьте один оригинал и две копии инвойса. При перевозке из Пуэрто-Рико, подготовьте один оригинал и одну копию.
Сертификат происхождения NAFTA необходимо приложить к инвойсу, если стоимость груза превышает:
Для грузов стоимостью меньше указанных выше сумм, не нужно использовать сертификат происхождения NAFTA. Вместо этого, клиент должен напечатать следующее утверждение в инвойсе:
«Настоящим удостоверяю, что товар в настоящем отправлении соответствует требованиям к происхождению товара для целей льготного таможенного режима согласно NAFTA.»
С целью получения льготного таможенного режима, данный документ должен быть четко (распечатан или напечатан) и полностью заполнен экспортером. Он должен находиться у импортера во время создания декларации. Данный документ также может быть добровольно заполнен производителем для использования экспортером.
Где могу я найти формы для международных отправлений?
UPS TradeAbility TM предлагает различные формы для ваших международных отправлений. Вы можете заполнять некоторые формы онлайн или просмотреть библиотеку загружаемых документов. Введите информацию об отправлении один раз и используйте ее во всех необходимых формах. Следующие формы можно заполнить онлайн:
Для доступа к международным формам, перейдите в раздел CampusShip Ресурсы и выберите Использовать инструменты для международных отправлений. На данной странице выберите Доступ к международным формам. С помощью данной ссылки вы войдете на страницу, с которой вы сможете загрузить образцы форм или заполнить формы онлайн.
Когда мне необходима форма предварительного уведомления об импорте пищевых продуктов для службы FDA США (FDA Food Imports Prior Notice Form)?
Новые требования Управления по надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов (FDA) США требуют предоставить более подробную информацию об импорте пищевых продуктов для прохождения ими таможенного оформления и согласования с FDA.
На основании адреса отправления и адреса получения вашего отправления, в приложении для оформления отправлений может быть отображена ссылка на данную форму внизу страницы Завершение отправления. Выберите ссылку для заполнения формы предварительного уведомления (Food Imports Prior Notice Form) онлайн.
Сопроводительная документация
Экспортная документация
UPS использует Вашу импортную и экспортную документацию для надлежащего декларирования Вашего отправления в таможенном управлении как в стране экспорта, так и в стране импорта. Вы можете пользоваться находящейся здесь информацией для помощи в процедуре оформления документации.
Примечание: Для отправлений между странами-членами Европейского Союза для таможенного оформления не требуется экспортная документация, и обеспечивается свободная циркуляция товаров. Для грузов, не находящихся в свободном обращении, потребуется заполнить и предъявить накладную.
Для отправлений, для которых требуется транспортная документация
Документом обычно считается письменное, печатное сообщение, не имеющее коммерческой ценности.
Если Вы пересылаете международные документы в конверте UPS Express или в какой-либо другой упаковке, Вам необходимо только заполнить транспортную накладную UPS. Как правило, счет-фактура не требуется.
Каждый конверт или какой-либо другой пакет считается одним отправлением.
Для отправлений, для которых не требуется транспортная документация
Если Ваши международные отправления включают что-либо другое кроме документации, как правило, требуется один оригинал и две копии коммерческого инвойса, а также транспортная накладная UPS.
Если Вы отправляете несколько посылок одному получателю, только для главной посылки (1) требуется накладная на груз (2) и три копии счета-фактуры (3). На каждой отдельной посылке должен быть ярлык с адресом и ярлык Всемирной поддержки и отслеживания груза UPS.
Для UPS Worldwide Express Freight SM помимо транспортной накладной UPS, как правило, требуется один оригинал и две копии инвойса клиента. При отправке нескольких паллет одному и тому же получателю транспортная накладная (2) и три копии коммерческого инвойса (3) требуется только для основной паллеты (1). Для каждой дополнительной паллеты требуется адресная этикетка и ярлык для отслеживания UPS Worldwide Services.
Дополнительная документация
В зависимости от типа и ценности груза, а также от определенных правил страны назначения, могут потребоваться другие документы. Например, для растаможивания груза в некоторых странах требуется свидетельство о происхождении.
Вопросы и ответы. Экспортная документация
Этот документ содержит:
Какой инвойс следует предоставить для моего международного отправления?
Для всех отправлений, которые не содержат документы, требуется коммерческий инвойс.
Для всех отправлений, не содержащих документов, необходимы три копии коммерческого инвойса или проформы-инвойса (если коммерческий инвойс недоступен). Если в таких инвойсах содержится вся необходимая информация об отправлении, для них можно использовать бумагу делового или персонального формата.
Примечание. UPS Connect автоматически генерирует экспортную документацию.
Коммерческий инвойс должен включать:
Когда мне нужно предоставить сертификат происхождения США?
В некоторых местах назначения для определенных товаров требуется наличие Сертификата происхождения (СП). Целью СП является подтверждение страны происхождения транспортируемого груза.
У онлайн-форм это приложение предназначено только для товаров, произведенных в США и Пуэрто-Рико.
К СП могут применяться требования соответствовать нормам международных торговых соглашений, различным тарифным сборам и преференциальным льготным тарифам, определяемым местом происхождения груза.
СП подтверждает страну-изготовителя товара. Место назначения и вид товара определяют необходимость наличия СП. Некоторые страны запрещают импорт из определенных стран; многие страны ограничивают количество разрешенного для импорта товара или отдают предпочтение товарам, произведенным в США.
Данная форма требует утверждающей подписи секретаря местной торговой палаты и печати организации.
Если эти товары соответствуют критериям происхождения в странах Северной Америки, при пересылке груза между Канадой, Мексикой и США, включая Пуэрто-Рико, используйте сертификат происхождения NAFTA. (Сертификат происхождения NAFTA приведен ниже.)
Примечание. Правила о необходимости наличия СП часто меняются. Прежде чем отправлять груз, проверьте текущие требования к наличию СП. Описание и количество товаров в СП должны соответствовать данным, указанным в инвойсе.
Сертификат происхождения NAFTA используется в Канаде, Мексике, Пуэрто-Рико и США, чтобы определить, облагаются ли импортные товары сниженной или нулевой пошлиной, предусмотренной Североамериканским соглашением о свободной торговле (NAFTA).
Если используется онлайн-форма, приложение предназначено только для товаров, произведенных в США или Пуэрто-Рико. Сертификат происхождения NAFTA также существует в электронном виде, и вы можете отправить его в составе вашего электронного пакета инвойсов (где применимо). При отправке груза из США или Канады подготовьте один оригинал и две копии инвойса. При отправке груза из Пуэрто-Рико подготовьте один оригинал и одну копию.
Сертификат происхождения NAFTA необходимо приложить к инвойсу, если стоимость груза превышает:
Для грузов стоимостью меньше указанных выше сумм использовать сертификат происхождения NAFTA не нужно. Вместо этого клиент должен напечатать в инвойсе перевозки следующее утверждение:
«Настоящим я подтверждаю, что перевозимый груз квалифицируется как груз, перевозимый по льготным тарифам согласно NAFTA».
С целью получения льготного таможенного тарифа, данный документ должен быть четко и полностью заполнен экспортером (от руки печатными буквами или напечатан) и находиться у импортера во время создания декларации. Данный документ также может быть добровольно заполнен производителем для использования экспортером.
Где я могу получить доступ к формам для моих международных отправлений?
UPS TradeAbility TM предлагает различные бланки для ваших международных грузов. Вы можете заполнить некоторые бланки онлайн или просмотреть библиотеку загружаемых документов. Введите информацию об отправлении один раз и, по мере необходимости, используйте ее при заполнении многих бланков. В режиме онлайн можно заполнить следующие формы:
Чтобы получить доступ к бланкам для международных перевозок, в разделе CampusShip перейдите на закладкуРесурсы и выберитеИнструменты для международных грузов. На этой странице нажмите на Получить формы для международных грузов. По этой ссылке вы перейдете на страницу, с которой вы сможете загрузить образцы форм или заполнить формы онлайн.
Когда мне необходима форма предварительного уведомления об импорте пищевых продуктов службы FDA США?
Новые требования Управления по надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов (FDA) США требуют предоставлять более подробную информацию об импортируемых пищевых продуктах для их прохождения через Таможенно-пограничную службу США и согласования с FDA.
В зависимости от адреса отправителя и адреса грузополучателя, в приложении отправления в нижней части страницыОформить отправление может появиться ссылка на эту форму. Перейдите по этой ссылке, чтобы заполнить Форму предварительного уведомления онлайн.
Что такое экспортная декларация грузоотправителя (ЭДГ)?
Примечание: Только для отправлений из США и Пуэрто-Рико.
Экспортная декларация грузоотправителя (ЭДГ) используется Бюро переписи населения США для составления торговой статистики и помощи в предотвращении нелегального экспорта. ЭДГ и инструкции по ее заполнению можно найти на сайте UPS.com в разделе UPS CampusShip, а также в других источниках, в том числе на главной странице Типографии правительства США (202-512-0000) и Бюро переписи населения США (http://www.census.gov/foreign-trade).
Для подачи ЭДГ можно выбрать один из трех способов:
Бланк ЭДГ, который можно заполнить и приложить к отправлению, находится на закладке Ресурсы в разделе Документация для экспорта.
Примечание. ЭДГ не требуется для пересылки UPS Letter.
ЭДГ требуется, если ценность одного товара по сетке В превышает 2 500 долл. США или если для товара требуется лицензия на экспорт или освобождение от лицензионного сбора. Она также необходима, если товар отправляется на контролируемую территорию. Контролируемой территорией может быть страна, у которой с США напряженные отношения (например Куба, Ирак, Иран, Ливия и Северная Корея).
Клиенты, использующие UPS CampusShip для экспорта, могут найти инструкции для персональных настроек ЭДГ на странице Справки UPS CampusShip. Выберите Справку на странице Персональных настроек экспортной декларации отправителя. Для доступа к персональным настройкам ЭДГ перейдите на закладку Мои настройки и выберите Изменить настройки экспортной декларации отправителя.
Клиенты, использующие UPS CampusShip для экспорта, могут найти инструкции для подачи электронной ЭДГ на странице Справки UPS CampusShip. Выберите Справку на странице Экспортной декларации отправителя.
Что такое Упаковочный лист и как его использовать?
Упаковочный лист, детализирующий конкретное содержание каждого места груза, является дополнительным документом, который вы по желанию можете включить в свое отправление. Он подобен (но не заменяет) Коммерческому инвойсу, используемому таможней для расчета пошлин и сборов. Поскольку Упаковочный лист не содержит информацию о стоимости или ценности содержимого отправления, он может использоваться в тех случаях, когда содержимое будет передаваться третьему лицу, например, клиенту или поставщику.
Что такое ACE?
Бюро переписи населения США использует «Автоматизированную коммерческую среду» (ACE) для получения и хранения данных об экспорте в электронном виде. Бюро переписи населения США предоставляет всем экспортерам бесплатный доступ к ACE для подачи электронной экспортной декларации грузоотправителя на веб-сайте ACE.
Оформить инвойс
Читатель Валерий спрашивает:
Я дизайнер с ИП, у меня появился заказчик из-за рубежа. Как оформить сделку и пройти валютный контроль? Работаю без посредников, напрямую с клиентом.
Отвечаем: для разовой сделки хватит инвойса
Инвойс — это международное обозначение счета на оплату услуг или товаров. Здесь все так же, как и в России: вы выполняете услугу или поставляете товар для клиента, выставляете ему счет, клиент оплачивает.
Сложности начинаются, когда вы работаете с иностранным клиентом. Такие сделки государство считает внешнеэкономической деятельностью — то есть вы экспортируете свои услуги или товары за границу. Поэтому нужно проходить валютный контроль, и одного инвойса может оказаться недостаточно.
Счет-договор, инвойс и договор
Основным документом по сделке с иностранным клиентом может быть:
Инвойс подходит для разовых и небольших сделок. Например, веб-дизайнер сделал одностраничный сайт, выставил иностранному заказчику инвойс в 500 долларов, тот его оплатил. Все, сделка завершена.
Счет-договор или счет-договор-акт подходит для простых сделок на постоянной основе, если предприниматель хочет упростить бумажную работу. С полноценным договором все тянется долго: сначала нужно его подготовить и согласовать, потом подготовить акты, потом все это подписывает исполнитель, потом клиент, потом нужно обменяться оригиналами.
Счет-договор быстрее и удобнее. В нем предприниматель прописывает основные условия сделки и кто сколько платит, но не уточняет все детали сделки. Счет-договор подписывает исполнитель, поэтому не надо ждать подписи от клиента. Но для крупных или специализированных сделок — например, если вы выполняете заказ на миллион или продаете лекарства, счет-договор не подходит. Еще он не подходит, если есть дополнительные документы, например, техническое задание на 30 страниц.
Договор нужен для крупных, специализированных сделок и работы на постоянной основе. Специализированные — это если вы продаете лекарства, бурите скважины, консультируете по финансам. В нем подробно прописываются суть и стоимость сделки, оценка качества, ответственность сторон на случай, если что-то пойдет не так.
К крупным сделкам другие требования. Крупными контракты считаются, когда вы переводите за границу больше трех миллионов рублей или вам платят иностранцы больше шести миллионов. Тогда договор обязателен — при валютном контроле банк поставит договор на учет и присвоит ему уникальный номер. Так банк контролирует крупные сделки.
Что должно быть в инвойсе
Чтобы банк принял инвойс и выдал вам деньги от заказчика, в инвойсе должны быть указаны:
Тем, кто работает в услугах, можно не составлять и не пересылать друг другу акты. Достаточно указать в инвойсе такую формулировку: «Полной или частичной оплатой счета-договора заказчик подтверждает, что все перечисленные ниже условия договора выполнены в полном объеме, в надлежащие сроки и с надлежащим качеством». То есть, если заказчик оплатил работу по инвойсу — значит, она принята и претензий у него нет. Если инвойс выставляют на товары, то эта фраза не подойдет. Чтобы подтвердить получение товаров, понадобятся другие документы — они зависят от способа доставки.
В Модульбанке при разовых сделках можно пройти валютный контроль только по инвойсу. В других банках условия могут отличаться, поэтому лучше уточнить в поддержке.
Легкий валютный контроль для бизнеса в Модульбанке
Получайте деньги из других стран и обменивайте валюту без комиссий