Оформление вынужденного простоя по вине работодателя
Простой – временная приостановка рабочих процессов на предприятии. Подразделяется на несколько видов: по вине работодателя, по вине сотрудника и по независящим причинам. Определение вида простоя принципиально, так как от этого зависит начисление компенсаций работникам.
Вопрос: Незаконно уволенный работник восстановлен на работе по решению суда. Как определить сумму выплат работнику за время вынужденного прогула, если весь период вынужденного прогула в организации был объявлен простой по вине работодателя?
Посмотреть ответ
Простой по вине работодателя согласно ТК РФ
Вопросы, касающиеся приостановки рабочих процессов, изложены в статье 72 пункте 2 ТК. Согласно кодексу, простой – это временная остановка работ по техническим, экономическим или управленческим причинам. В ТК не изложены все нюансы этого явления. В частности, отсутствуют сведения о вероятных причинах простоя, его сроках. Все это определяется руководителем компании в индивидуальном порядке. Согласно части 1 статьи 157 ТК, в процессе приостановки рабочих процессов по вине работодателя сотрудникам начисляются компенсации.
Вопрос: Как оформить простой по вине работодателя? Могут ли работники во время простоя отсутствовать на рабочем месте?
Посмотреть ответ
Остановка деятельности предприятия может произойти по следующим причинам:
ВНИМАНИЕ! Далеко не всегда в простое виновен работодатель. Иногда приостановка возникает из-за форс-мажора. В этом случае считается, что виновное лицо отсутствует, так как проблема возникла из-за причин, независящих от представителей организации. Также простой часто возникает по вине работника. К примеру, такая ситуация возможна при поломке оборудования сотрудником.
Пошаговое оформление простоя
Простой обязательно нужно оформить. Просто приостановить работу предприятия и отправить всех сотрудников в отпуск не получится. Рассмотрим основные шаги по оформлению простоя:
Еще один обязательный пункт – расчет компенсаций сотрудникам.
ВАЖНО! Если предполагается, что сотрудники должны выходить на работу в период простоя, это нужно оговорить в приказе. Если в приказе ничего сказано не будет, работники могут не выходить на свое место службы. Увольнение их за прогул в данном случае будет незаконным.
Оплата простоя по вине работодателя
Приостановка рабочих процессов по вине работодателя оплачивается. Рассмотрим порядок начисления компенсаций:
Компенсация выплачивается после выхода на работу.
Пример расчета
Сотрудник Сидоров В. И. получает за отработанную смену 900 рублей. Длительность простоя составляет 10 дней. 900 умножается на 10. Результат составит 9 000 рублей. Размер компенсации 9 000 * 2/3 = 6 000 рублей.
Оплата больничного
Больничный будет оплачиваться только в том случае, если человек вышел на него до первого дня простоя. Выплаты производятся по ставке 2/3 от средней зарплаты. Выход на больничный в период приостановки работ не предполагает выплаты компенсаций.
Обязанности работодателя
Работодатель имеет следующие обязанности в период простоя:
Работодатель не имеет права отправлять сотрудников в неоплачиваемый отпуск.
Перевод сотрудника на другое место в период простоя
Руководитель имеет право на перевод сотрудника в другой отдел или на другую должность. Это наиболее оптимальный выход и для работодателя, и для работника. Однако подобное решение принимается редко, так как для его реализации нужны свободные места на предприятии.
ВАЖНО! Перевод лица без его согласия возможен только в том случае, если простой длится не более месяца, а сотруднику предлагается должность, равная его квалификации. Также на новом месте работник должен получать зарплату, размер которой аналогичен его прежней оплате труда. Если одно из этих условий не выполняется, на перевод требуется согласие служащего.
Максимальная продолжительность перевода – 12 месяцев. После истечения года руководитель должен или вернуть сотруднику его прежнюю должность, или официально оформить его на новой.
Что делать, если работодатель нарушает права сотрудника?
Рассмотрим самые распространенные нарушения со стороны работодателя:
Во всех этих случаях сотрудник вправе обратиться сначала в трудовую инспекцию, а затем в прокуратуру.
К недобросовестному руководителю могут быть применены следующие санкции:
Судебные тяжбы – это длительный процесс. Поэтому перед ним рекомендуется попытаться решить конфликт с руководителем мирным путем. Вполне возможно, что работодатель нарушает закон не из злого умысла. Не все предприниматели хорошо знают положения ТК.
Вынужденный простой: правила применения
В условиях пандемии только некоторая часть компаний смогла перевести сотрудников на удаленную работу и продолжила вести дела. Для большинства бизнесов такой режим оказался, к сожалению, неприменим, и они приостановили деятельность. Из-за этого возник вопрос — а можно ли при нынешних обстоятельствах и ограничениях объявить простой?
Этот вопрос среди прочих пользователи задают на сайте Онлайнинспекция.рф, где появился раздел «Коронавирус: горячая линия». Эксперты сервиса отвечают на него утвердительно. Таким образом, бизнес, к которому неприменим удаленный режим работы, действительно вправе объявить простой. Причины, по которым можно это сделать (ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ), следующие:
При этом для простоя есть обязательное условие: приостановка деятельности должна быть не номинальной, а фактической.
Простой может распространяться на одного работника, группу работников структурного подразделения или всей компании.
Допустим, из-за пандемии коронавируса компания перестала получать от поставщиков необходимые для работы материалы, так как поставки «заморожены». Соответственно, компания не может обеспечить работой некоторые должности структурного подразделения. И тогда она объявляет простой для этих должностей.
Виды простоя
Основная сложность, связанная с простоем, заключается в том, что трудовое законодательство не определяет предельный перечень обстоятельств, которые могут стать причиной приостановки деятельности компании. При этом эксперты напоминают, что причиной объявления простоя могут быть лишь обстоятельства временного характера. Но ни минимальный, ни максимальный период простоя законом не ограничен. Поэтому приостановка деятельности может быть как краткосрочной, так и длительной (объявленной на неопределенный срок). Срок простоя может продлеваться.
В ст. 157 ТК РФ названы три вида простоя. Они отличаются размером оплаты или ее отсутствием.
По вине работодателя
Такой простой может быть связан, например, с отсутствием заказов.
Он оплачивается в размере не менее двух третей средней заработной платы работника, которая определяется за предшествующие простою 12 календарных месяцев.
Конкретный размер оплаты устанавливается коллективным договором, положением об оплате труда, трудовым договором.
По вине работника
Пример: неисправность автомобиля компании в результате ДТП, произошедшего по вине работника-водителя.
Законодательство не предусматривает оплату такого простоя.
По причинам, не зависящим от работодателя и работника
Простой оплачивается в размере двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Так же, как и в случае с простоем по вине работодателя, конкретный размер оплаты прописывается в коллективном договоре, положении об оплате труда, трудовом договоре.
Простой может учитываться в сутках, днях или часах. Средний заработок рассчитывается в соответствии со ст. 139 ТК РФ.
Вынужденный простой по обстоятельствам, не зависящим от сторон, может возникнуть как раз из-за коронавируса. В примере, приведенном выше, перебой в поставках необходимых материалов происходит по причине введения ограничительных мер, которые негативно сказываются на деятельности поставщика и тех компаний, которые с ним сотрудничают.
Как оформить простой из-за коронавируса
Если ваша компания относится к тем, которые в силу обстоятельств не могут продолжать деятельность и обеспечивать людей работой, то для введения простоя у вас есть причина организационного характера. Всю ситуацию вам нужно правильно отразить в документах.
Евгения Конюхова, эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства, в вебинаре «Режим повышенной готовности: действия и ответственность работодателей» рекомендует даже не пытаться искать единые образцы документов, а создавать их под свои конкретные ситуации.
Ситуации сегодня могут быть разными: какие-то организации вообще не работают (например, театры, кинотеатры), другие должны обеспечить режим самоизоляции для части сотрудников старшего возраста. Какие-то компании столкнулись с ситуацией, когда сотрудник уехал в командировку и не может вернуться, так как закрыли границы. Поэтому к составлению документов нужно подходить индивидуально.
Какими правилами руководствоваться
При составлении документов вам поможет прежде всего само определение простоя, которое дается в ст. 72.2 ТК РФ. Несмотря на то, что оно обтекаемое, в нем сформулированы причины.
Четко обоснуйте причину простоя
В зависимости от того, насколько четко вы обоснуете в своем приказе об объявлении простоя организационную причину (а это в том числе и невозможность обеспечить работника работой), тем меньше вопросов к вам возникнет.
Обязанность доказывания причин простоя лежит на работодателе. И если работнику ситуация покажется подозрительной и необоснованной, то он вправе оспорить наличие каких-либо причин, влекущих временную приостановку работы, и с этой целью обратиться с жалобой в инспекцию труда, прокуратуру или даже прийти в суд с иском о признании приказа о направлении его в простой незаконным. Если суд примет сторону работника, то встанет вопрос о взыскании разницы в оплате времени простоя до полного среднего заработка.
По сути, приказ об объявлении простоя должен отвечать на вопрос о типе вашего простоя — по вине работодателя или по обстоятельствам, не зависящим от сторон.
Ответ на этот вопрос крайне важен, поскольку от него зависит оплата. Если по вине работодателя, то это будет две трети заработка, а если по независящим обстоятельствам, то две трети оклада.
Ориентируйтесь на официальные документы
Это поможет вам подобрать правильные формулировки при создании приказа. Так, например, текущая ситуация с коронавирусом хорошо прописана в Указе Мэра Москвы от 23.03.2020 N 26-УМ. В частности, в п. 14 используется термин «непреодолимые обстоятельства». И вам нужно упомянуть об этом.
Алгоритм действий работодателя в связи с простоем
1. Изучение условий введения простоя и порядка его оплаты. Обратите внимание на ст. 157 ТК РФ и ст. 72.2 ТК РФ.
2. Определение причины простоя и того, по чьей вине произошла приостановка деятельность.
3. Издание приказа об объявлении простоя. Основанием приказа является акт о простое, докладная записка или иной документ.
В приказе указывается следующая информация:
Дело в том, что период простоя считается рабочим временем. И законодательство дает компаниям возможность для маневров, чтобы они могли как-то минимизировать свои потери.
Одна из возможностей указана в ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ – перевод сотрудников на другую работу при условии, что она не противопоказана ему по состоянию здоровья, на срок до одного года. Но для этого потребуется письменное согласие сотрудника.
При этом, если простой вызван чрезвычайными обстоятельствами, при которых под угрозу ставится жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, то для перевода согласие сотрудника не требуется, за исключением только ситуации, когда речь идет о переводе на работу более низкой квалификации (ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ).
Сотрудник знакомится с приказом под роспись. На основании заявления ему может быть выдана заверенная копия документа. Если сотрудник физически не может подписать приказ (допустим, не может вернуться из командировки), то вы объявляете простой в одностороннем порядке или решаете вопрос о продлении командировки.
4. Письменное оповещение территориальной службы занятости (в случае полной приостановки деятельности компании, а не какого-либо подразделения).
В течение 3-х рабочих дней с момента объявления простоя работодатель обязан известить об этом территориальную службу занятости. Это требование обозначено в п. 2 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1.
5. Внесение сведений о простое в табель учета рабочего времени и оплата работнику времени простоя.
Поскольку ст. 91 ТК РФ обязывает компании вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, то время простоя тоже нужно фиксировать в табеле учета рабочего времени. Записи вносятся на основании приказа о введении простоя.
Простой и пособие по временной нетрудоспособности
Иногда случаются ситуации, когда временная нетрудоспособность возникает до простоя и далее продолжается в период простоя.
В этом случае пособие за период простоя выплачивается в том же размере, в каком сохраняется за это время зарплата, но не выше размера пособия, которое сотрудник получал бы по общим правилам (ч. 7 ст. 7 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Организация за период простоя выплачивает сотрудникам компенсацию в соответствии с законодательством, нужно ли начислять НДФЛ и страховые взносы
Организация за период времени простоя выплачивает своим сотрудникам в соответствии с законодательством компенсацию. Облагается ли эта компенсация НДФЛ и страховыми взносами?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Оплату времени простоя следует считать не заработной платой работника, а гарантированной компенсационной выплатой. Однако несмотря на тот факт, что данную выплату можно считать компенсационной, назвать ее компенсацией, связанной с исполнением сотрудником трудовых обязанностей, нельзя. Поэтому данная выплата подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.
Обоснование позиции:
Страховые взносы
В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ для организаций объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.
Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим.
Согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
В соответствии с ТК РФ компенсация расходов работников, связанных с исполнением трудовых обязанностей, может быть осуществлена путем выплаты:
надбавок (доплат) к заработной плате (в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера), которые являются элементами оплаты труда (ст.ст. 129, 135 ТК РФ);
компенсаций по возмещению расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
Из прямого прочтения пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ следует, что не облагаться страховыми взносами могут только компенсации, связанные с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 НК РФ).
В соответствии с ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ под простоем понимается временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. В силу ч. 1 ст. 157 ТК РФ время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее двух третей средней заработной платы работника. В соответствии с ч. 2 ст. 157 ТК РФ время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.
В период простоя работник свою трудовую функцию не осуществляет, в связи с чем им не отрабатывается в указанном периоде установленная норма рабочего времени (не выполняются нормы труда (трудовые обязанности)). В связи с этим оплату времени простоя следует считать не заработной платой работника, а гарантированной компенсационной выплатой. Именно такого мнения придерживаются судебные органы и Роструд. Однако, несмотря на тот факт, что данную выплату можно считать компенсационной, назвать ее компенсацией, связанной с исполнением сотрудником трудовых обязанностей, нельзя. Ведь в период простоя трудовые обязанности сотрудником не исполняются.
Специалисты Минтруда в письме от 20.01.2015 N 17-3/В-14 указали, что суммы оплаты времени простоя являются выплатами, производимыми в рамках трудовых отношений, поэтому со всех начисленных за расчетный период в пользу работника выплат и вознаграждений, в том числе с сумм оплаты времени простоя, исчисляются страховые взносы в ПФ РФ независимо от присутствия или отсутствия работника на рабочем месте в период простоя. Мнение о том, что сумма за период простоя является объектом обложения страховыми взносами, высказывает и Роструд (смотрите Вопрос: Оплата простоя в районах Крайнего Севера осуществляется с районными коэффициентами и «северными» надбавками? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», апрель 2020 г.)).
Арбитражная практика по данному вопросу также свидетельствует о том, что относить оплату времени простоя к компенсациям с точки зрения начисления страховых взносов весьма рискованно. Так, например, в постановлении Второго арбитражного апелляционного суда от 28.08.2012 N 02АП-4739/12 арбитры отметили, что указанные выплаты не являются компенсационными в смысле ст. 164 ТК РФ и подлежат включению в базу для начисления страховых взносов. Смотрите также решение Ленинского районного суда г. Ярославля от 24.06.2011 по делу N 2-148/2011.
На основании п. 1 ст. 217 НК РФ (до 2020 года аналогичные положения были предусмотрены п. 3 ст. 217 НК РФ) не подлежат обложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Таким образом, как видим, приведенные нормы, по сути, идентичны рассмотренным выше положениям ст. 422 НК РФ. В связи с этим при рассмотрении вопроса об обложении сумм оплаты времени простоя НДФЛ применяется та же логика, что и при решении вопроса о начислении на эту выплату страховых взносов. На наш взгляд, рассматривать эту выплату в качестве компенсации, связанной с выполнением сотрудником трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ), нельзя, в связи с этим она подлежит обложению НДФЛ в полной мере. Аналогичного мнения придерживаются и суды, смотрите, например, решение Ленинского районного суда г. Нижнего Тагила от 20.09.2012 по делу N 2-957/2012, решение Центрального районного суда г. Читы от 03.12.2012 по делу N 2-7402-12.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Нужно ли платить НДФЛ и страховые взносы с оплаты вынужденного простоя
Минфин разъяснил, надо ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы при оплате работникам времени вынужденного простоя.
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. При этом работодатели обязаны удержать с указанной суммы НДФЛ.
Кроме того, выплаты за период простоя не по вине работодателя и работников не могут признаваться компенсационными выплатами, поскольку не направлены на возмещение расходов работников, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей.
При этом перечень не облагаемых страховыми взносами сумм в статье 422 НК РФ не содержит выплаты работникам за период простоя.
Это значит, что оплата организацией времени вынужденного простоя облагается страховыми взносами в общем порядке как выплата в рамках трудовых отношений.
О начале простоя, вызванного поломкой оборудования и другими причинами, которые делают невозможным продолжение выполнения работником его трудовой функции, работник обязан сообщить своему непосредственному руководителю, иному представителю работодателя.
В случаях простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, допускается временный перевод сотрудника без его согласия на не обусловленную трудовым договором работу у того же работодателя. Такой перевод допускается на срок до одного месяца (ст. 72.2 ТК РФ). При этом простой предприятия не освобождает работодателя от выплаты сотрудникам заработной платы, не оплачивается только время простоя, произошедшего по вине работника.
Если работодатель задержит выплату зарплаты на срок более 15 дней, работник имеет право приостановить работу на весь период до выплаты долга. Для этого достаточно известить работодателя в письменной форме (ст. 142 ТК РФ). В период приостановления работы работник вправе в свое рабочее время отсутствовать на рабочем месте. В это время за работником сохраняется средний заработок. Если работодатель будет заставлять такого сотрудника продолжать работу под угрозой увольнения, подобный труд будет считаться принудительным.
Как оплатить время простоя
Оплата простоя — это денежная компенсация, которая полагается сотруднику в случае, если работа по каким-либо причинам выполняться не может. Работодатель обязан оплачивать этот период по-разному — в зависимости от того, кто виновен в приостановлении деятельности.
О чем идет речь
В соответствии с Трудовым кодексом вынужденный простой — это временное приостановление деятельности определенного работника, отдела (подразделения) или всего производства. Виной этому могут быть:
Надо ли оплачивать приостановление деятельности
За принудительную остановку производства компания платит по следующим правилам (ст. 157 ТК РФ):
ВАЖНО! С 12 мая единый период нерабочих дней отменен. Теперь регионы самостоятельно решают, какие организации возобновляют работу, а какие продолжают соблюдать режим самоизоляции. Если отдельные ИП и организации по-прежнему не работают, по Указу президента от №316 11.05.2020 за их работниками сохраняется средняя заработная плата. Если в компании объявлен простой, он оплачивается по общим правилам.
Примеры расчетов
Из ст. 157 ТК РФ следует, что оплата времени простоя по вине работодателя осуществляется исходя из 2/3 средней заработной платы работника. Допустим, руководство ООО «Пион» отпустило работника Иванова И.И. из-за приостановки деятельности по причинам реорганизации на период с 08.07.2019 по 05.08.2019. Поэтому, чтобы правильно оплатить простой на производстве, надо:
1. Определить средний заработок.
2. Посчитать, сколько дней «пропустил» Иванов.
3. Умножить полученные цифры, чтобы узнать сумму к выплате.
Средний заработок определяют по правилам, предусмотренным ст. 139 ТК РФ.
Покажем на примере, как оплатить простой по вине работодателя по ТК РФ.
Допустим, после расчетов средний заработок Иванова получился 1 800 рублей. Теперь считаем, сколько длился период простоя. Для расчетов берут только рабочие дни. В нашем случае это 18 дней в июле и 3 дня в августе. Остается посчитать, сколько заплатить Иванову.
1 800 руб. х 2/3 х (18+3) = 25 200 руб.
Если приостановка деятельности допущена по объективным причинам, порядок расчета отличается:
сначала рассчитывают средний заработок (оклад делят на количество рабочих дней в конкретном месяце);
затем определяют количество неотработанных дней;
в конце умножают средний заработок на количество неотработанного времени.
Допустим, у Иванова установлен оклад в 40 000 рублей. Он не работал 18 дней в июле и 3 дня в августе.
(40 000 руб. / 23 раб. дн. в июле х 2/3 х 18) + (40 000 руб. / 22 раб. дн. в августе х 2/3 х 3) = 24 505, 93 руб.
Налогообложение и сроки выплаты
Прежде чем выдать на руки деньги, работодатель обязан удержать с них подоходный налог и уплатить страховые взносы и взносы от несчастных случаев на производстве.
Разберем пример расчета простоя по вине работодателя с точки зрения бухгалтерского учета. Затраты на выплаты работникам за время приостановки деятельности признаются расходами по обычным видам деятельности. Отражаются они на затратных счетах, аналогично выплатам за отработанное время:
При расчете налога на прибыль такие расходы признают в полном объеме. Учитывают их в составе внереализационных расходов в соответствии с пп.3 п.2 ст. 265 НК РФ.
Что касается сроков уплаты, то отдельные нормы в отношении таких выплат в законодательстве не предусмотрены. Поэтому работники получат деньги в те дни, которые установлены для выплаты зарплаты.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.