Учет рабочего времени
Учет рабочего времени стоит в центре единого управленческого решения. Сведения о рабочем времени используются для ресурсного планирования, экономического учета и оценки эффективности бизнес-процессов.
WorkPoint учитывает время с помощью таймшитов, поддерживает процессы согласования, счетчики времени и другие инструменты для получения достоверных сведений. При этом решение комфортно для пользователей и не создает ощущения избыточного контроля.
Как учет рабочего времени работает в WorkPoint?
Таймшиты
В профессиональных услугах и консалтинге рабочее время учитывается с помощью таймшитов. Таймшит стоит рассматривать как отчет о трудозатратах за период.
В таймшите видна целостная картина работы сотрудника за период — сколько времени затрачено на коммерческие проекты, организационные задачи или простой, а также сразу понятна утилизация сотрудника. Использование комментариев и классификатора видов работ улучшает понимание сути выполняемых задач.
Таймшиты в WorkPoint настраиваются и могут быть индивидуальны даже для отдельного сотрудника. Доступна настройка периодов таймшитов, способа ввода времени, отображение или скрытие полей.
Все возможности таймшитов доступны в мобильных приложениях, а это повышает лояльность со стороны пользователей.
Отсутствия
Отпуска, больничные и другие отсутствия — неотъемлемая часть сведений о рабочем времени.
Пользователи планируют и фиксируют отсутствия с помощью заявок, указывая тип, период и прикладывая сопроводительную информацию. WorkPoint контролирует непересекаемость отсутствий и своевременность согласования.
Для удобства работы пользователей отсутствия автоматически включаются в таймшит отдельной строкой.
Для руководителей доступен график отсутствий — удобное и наглядное представление, полезное при согласовании заявок для недопуска одновременного отсутствия нескольких незаменимых сотрудников.
Бизнес-правила
С помощью бизнес-правил WorkPoint избавляет от рутинных проверок таймшитов. Бизнес-правила проверяются до отправки на согласование с целью соблюдения корпоративных требований.
Бизнес-правило может запретить отправку таймшита на согласование или только уведомить пользователя о факте нарушения.
Доступны проверка суммы учтенных часов относительно часов расписания, заполнения полей, превышение плана по задачам проекта и другие правила.
Процессы согласования
Согласование таймшитов и заявок на отсутствия повышает достоверность сведений о рабочем временем.
Процессы согласования настраиваемые и включают роли или конкретных сотрудников. Например, на первом этапе, таймшит может согласовываться менеджерами проектов, а на втором — руководителем сотрудника.
Реализовано умное согласование с сокращением числа согласующих — если один менеджер проекта согласовал часы по своему проекту, а второй нет, то только второй получит таймшит на доработку.
История согласования доступна в карточке клиента, а специальные отчеты покажут узкие места, тормозящие процесс утверждения.
Счетчики времени
Счетчики помогают учитывать рабочее время. Счетчик запускается из таймшита и может быть приостановлен на некоторое время.
После остановки счетчика зафиксированное время добавляется в таймшит.
Получить пробную версию на 14 дней
Зачем нужна отдельная система для учета времени?
Почему не взять сведения о времени из CRM, календаря, таск-трекера? Или вести учет времени через Excel?
Это хорошая идея, но не всё так просто. Поскольку требуется построить управленческое решение для компании в целом, то важно выполнить ряд обязательных условий:
И если текущая программа не решает эти задачи, то требуется WorkPoint, который дополнит таск-трекер или систему управления проектами.
WorkPoint — система управления для компаний, продающих профессиональные услуги сотрудников Статьи редакции
Сегодня в рубрике «Стартапы» — система WorkPoint для управления проектами, учёта рабочего времени, контроля себестоимости и рентабельности бизнеса. Сервис преимущественно ориентирован на консалтинговые компании. Передаём микрофон.
Здравствуйте, меня зовут Александр, мне 29 лет, и я представляю команду стартапа WorkPoint.
Мы делаем систему, которая помогает компаниям, оказывающим профессиональные услуги, наладить учёт трудозатрат, контролировать себестоимость и рентабельность проектов.
Идея родилась не спонтанно, это осознанный выбор рынка, на котором мы хотим работать. Процесс анализа, выбора стратегии, разработки MVP и получения отклика занял более года. Участники нашей команды с большим опытом работы в ИТ-консалтинге, поэтому не удивительно, что в итоге создано решение, которого нам не хватало в «прошлой» жизни.
1 марта 2017 года исполнился ровно год с момента выхода на рынок, и мы решили поделиться опытом.
На старте проекта после исследования зарубежного и российского рынков нашей целевой аудиторией мы определили небольшие компании численностью от 40 до 100 человек, оказывающие профессиональные услуги. Такие компании традиционно называют консалтинговыми.
Например, это ИТ-интеграторы, проектные бюро, юридические практики, аудиторские конторы. В общем, все те фирмы, которые зарабатывают за счёт продажи клиентам времени и компетенций своих сотрудников.
Как это часто бывает, после выпуска и старта продаж пришлось серьёзно скорректировать представление о наших целевых клиентах, но об этом позже.
Есть такой класс систем — Professional Services Automation. Задача подобных решений — автоматизировать ключевые процессы бизнеса, оказывающего профессиональные услуги. Так как основной производственный ресурс таких компаний — время сотрудников, в WorkPoint всё строится вокруг его учёта.
WorkPoint состоит из трёх больших блоков:
Основной элемент системы, с которым работает большинство пользователей — это таймшит. Заполнение таймшита — массовая операция, поэтому мы старались сделать его максимально наглядным и удобным. С помощью таймшитов собираются сведения о трудозатратах в разрезе клиентов, проектов и задач, а также некоторых дополнительных настраиваемых аналитик.
В профиле проекта доступны наглядные представления, которые помогают контролировать текущие показатели, такие как фактические трудозатраты, себестоимость и выручка для проектов типа T&M (Time & Material):
Кроме того, с помощью WorkPoint планируется загрузка ресурсов в разрезе проектов:
Мы делали простое и быстрое решение, с которым комфортно работать каждый день. Отчасти это получилось, хотя функций всё равно много, и некоторых клиентов это отталкивает.
Бэкенд WorkPoint построен на Azure. Используются разнообразные компоненты платформы — вычислительная среда, реляционные базы данных, шины сообщений, распределенный кэш и так далее. Главная задача — построить масштабируемую архитектуру с высокой вычислительной плотностью. А если проще — снизить себестоимость владения платформой. Веб-клиент — приложение на Angular.
WorkPoint — это классический SaaS с подпиской. Но часть выручки в первый год сформировали услуги по поддержке и внедрению решения.
На разработку первой версии затрачено около 25 тысяч часов. Внешнее инвестирование не привлекалось. Выход на точку безубыточности ожидаем в течение 2017 года, на 100% ROI — не ранее 2019 года.
За год у нас появилось несколько десятков клиентов, но несмотря на серьёзную подготовку мы столкнулись с рядом неожиданностей и сложностей.
Во-первых, существенный интерес к нашей системе стали проявлять представители крупного бизнеса, и несколько внедрений выполнены в компаниях от 300 до 1500 пользователей. Корпоративный бизнес предъявляет иные требования, и мы адаптируемся к ним, например, выполнили несколько проектов с установкой on-premise.
Во-вторых, изначально рассчитывали на быстрый цикл продаж. Выбирая модель SaaS, предполагали, что наши усилия будут направлены на развитие продукта и маркетинг, а клиенты будут самостоятельно регистрироваться и использовать WorkPoint с минимальной поддержкой.
В реальности только 20% наших клиентов начинают использовать систему полностью самостоятельно, в остальных случаях требуется личный контакт, начиная с презентации и заканчивая полноценными проектами внедрения. В результате скорректировали модель развития и выделили отдельное проектное направление, ответственное за внедрение и консалтинг на территории России.
За 2017 год планируем подтянуть функциональность до западных лидеров. В планах мобильное приложение, открытие API для всех клиентов, интеграция с Office 365, Azure AD, Power BI и MS Project Server.
Одна из главных проблем — неразвитость рынка и незрелость малого бизнеса профессиональных услуг. Руководителям небольших компаний не всегда понятно, зачем это нужно, а слова «утилизация персонала» часто вызывают смех.
Поэтому активно развиваем методологическую поддержку и улучшаем справку — стремимся подсказывать клиентам не только как автоматизировать процессы, но и как эти процессы организовать.
Управление эффективностью проектов
Timetta управляет эффективностью проектов с учетом специфики бизнеса профессиональных услуг.
В начале планируются работы, выручка и оцениваются прямые затраты. Ресурсные планы поддерживают планирование в ролях.
В процессе исполнения проекта учитывается себестоимость работ, фактические затраты и выручка. P&L предоставляет сведения об экономике проекта, в том числе о прогнозных показателях.
Как управление проектами работает в Timetta?
Ресурсный план
Ресурсный план проекта позволяет спланировать работы, в том числе с помощью универсальных ресурсов.
Доступны две версии — базовый план и текущая оценка. Базовый план фиксирует изначальные условия проекта для дальнейшего сравнения с фактическим результатом.
Поддерживается планирование в часах, процентах или FTE, а также различных масштабах времени.
Сведения ресурсного плана сразу трансформируются в плановую себестоимость проекта.
Запланированный объем трудозатрат и бронирование ресурса на проект можно сразу запросить с помощью «Запроса ресурсов».
Планирование и учет затрат
В проекте фиксируется оценка прямых финансовых затрат, например, командировочных расходов, оплаты субподрядчиков и пр.
Фактические затраты учитываются с помощью заявок на затраты. В заявке отражаются типы и сумма затрат, необходимость возмещения сотруднику, сканы подтверждающих документов.
Маршруты согласования заявок настраиваются и могут включать роли, в том числе — менеджера проекта.
После согласования заявки сумма понесённых затраты сразу отражается в расходной части проекта.
Планирование и учет выручки
В проекте фиксируется план график платежей. Платежи можно отнести в целом к проекту или к отдельным этапам.
Менеджер проекта также указывает прогнозные даты оплаты, если они отличаются от изначальных плановых.
Для проектов с типом «Время и затраты» указывается список ролей, используемых для биллинга. Ставки каждой роли могут быть скорректированы на уровне клиента или конкретного проекта.
После учета и согласования T&M работ через таймшиты они отражаются в доходной части проекта.
Отчет о прибылях и убытках
Отчет о прибылях и убытках (Profit & Loss Statement, P&L) — классическое представление финансовых результатов.
В отчете отображается бюджет, факт или сравнение бюджета и факта. Финансовая информация отображается в целом или в разбивке по периодам: месяцам, кварталам или годам.
Уникальная возможность отчета — отображение прогнозных значений на основе актуального ресурсного плана. Понимание планового баланса по ходу исполнения проекта позволит вовремя увидеть и исправить проблемы.
Сравнение с другими решениями
WorkPoint нацелен на управленческий учет и дополняет классические системы управления задачами и проектами.
CRM и таск-трекеры
Jira, Bitrix, Megaplan, PlanFix.
Таск-трекеры позволяют поставить задачу, назначить ответственных и проконтролировать исполнение. Иногда позволяют организовать бизнес-процессы или объединить задачи в проекты. Кроме того в задачах можно указывать фактически отработанное время.
Ключевое отличие — способ учета рабочего времени. WorkPoint учитывает время через таймшиты и создан специально для учета рабочего времени.
Таймшит — отчет о трудозатратах за период, который воспринимается как единый и неделимый объект, документ. Таймшит согласуется и закрывается целиком, а не по отдельным задачам.
В отличии от таск-трекеров системы учета рабочего времени и таймшиты дают ряд преимуществ:
Поэтому таймшит, как способ учета времени — де-факто стандарт в области профессиональных услуг.
Второе отличие — это дальнейшее использование учтенного рабочего времени. WorkPoint позволяет:
В силу специализации возможности WorkPoint значительно шире: реализовано управление отсутствиями, управление затратами, планирование загрузки персонала и прочее.
Вместе с тем важно понимать, что таймшиты не могут заменить таск-трекеры в части постановки задач, контроля исполнения, коммуникации сотрудников. Поэтому использование систем управления задачами и учета рабочего времени в связке — это частая практика:
Автоматические трекеры
Основа функциональности автоматических трекеров — отслеживание активности пользователя на компьютере. Т.е. работу в каких-либо программах.
Сведения о работе сотрудника в программе можно использовать для дополнительного контроля или анализа, но практически невозможно для учета или расчета показателей. Почему?
WorkPoint требует от сотрудника самостоятельного ввода сведений об отработанном времени в таймшиты. При этом указываются все необходимые сопроводительные сведения.
Рабочее время в WorkPoint — это часть комплексного управления бизнесом в секторе услуг и поэтому возможности решения шире. Например, реализован биллинг T&M проектов, управление отсутствиями, управление затратами, планирование загрузки персонала, управление экономикой, расчет утилизации персонала и прочее.
Системы управления проектами
MS Project, Advanta.
Системы управления проектами (УП) часто включают функцию учета рабочего времени. Решения попроще учитывают время через задачи, а более развитые через таймшиты. Но компании в секторе услуг, даже если используют УП, дополнительно применяют специализированные решения, такие как WorkPoint.
Почему так происходит?
Также важно понимать, что рабочее время в WorkPoint — это часть комплексного управления бизнесом проф. услуг и поэтому возможности решения шире. Например, реализован биллинг T&M проектов, управление отсутствиями, управление затратами, управление экономикой, расчет утилизации персонала и прочее.
Но не вести же учет фактических часов в двух системах сразу? Варианта два:
В каком случае вероятно не нужен WorkPoint и достаточно системы управления проектами? — если нет задачи учета рабочего времени на уровне компании и большинства сотрудников, а требуется только управление отдельными проектами. А также не нужны дополнительные возможности WorkPoint.
В каком случае вероятно не нужны отдельные системы управления проектами, а достаточно только WorkPoint? — если компания работает в секторе проф. услуг и управление проектами простое. Например, достаточно план-фактного анализа, биллинга, учета времени, управления экономикой. Типичные примеры бизнеса, которые редко используют УП — аудиторский, консалтинговый бизнес, юридические услуги и прочее.
Простой учет времени
Начать работать с простыми решениями легко — они удобнее, понятнее. Для небольших (10-20 человек) или «молодых» компаний простой системы учета рабочего времени может быть достаточно.
Однако с ростом численности сотрудников и повышением уровня зрелости бизнеса функций становится недостаточно.
Перечислим те функции, которых обычно не хватает в простых системах учета рабочего времени:
Клиентский биллинг
Учет выполненных работ и понесенных затрата по проектам с оплатой по схеме «Время и затраты» — часть общего управленческого решения.
WorkPoint позволяет настроить каталог тарифов и управлять ставками на уровне клиентов и проектов.
При заполнении таймшита пользователи указывают, по какому тарифу необходимо выставить работы к оплате, а после согласования таймшитов работы можно учесть в новом счете.
Как биллинг работает в WorkPoint?
Управление счетами
Счета позволяют выставить к оплате оказанные услуги и понесенные затраты:
Счет можно скачать в PDF формате и сразу отправить клиенту.
Обзор задолженности по клиентам
WorkPoint отслеживает каждый оплачиваемый час и оплачиваемые затраты, улучшая финансовые показатели компании и сокращая утечки выручки.
Для контроля задолженности по клиентам используется панель мониторинга, за выбранный период показывается:
Какие преимущества дает биллинг в WorkPoint?
Получить пробную версию на 14 дней
Михаил Гуревич
Мастерская КСП использует WorkPoint с января 2018 года, около двух лет.
За это время система стала привычным инструментом для учета и планирования трудозатрат, заняла свое место в бизнес-процессах компании. Заполнение и согласование таймшитов в WorkPoint стало обыденной операцией и занимает 5 минут в день.
Собирая статистику временных затрат сотрудников мы получаем данные для аналитики, которая помогает принимать реальные управленческие решения. Кроме очевидного сравнения плана и факта трудозатрат по проектам — удобно следить за загрузкой сотрудников, переработками, утилизацией. Эти показатели учитываются в системе мотивации — опираясь, на данные учета часов переработки, мы принимаем решение о премировании сотрудников или предоставлении дополнительных дней отдыха, оцениваем вклад сотрудников в тот или иной проект.