Workzen: как работает бюджетный планировщик для бизнеса
Даже если у вас совсем небольшой бизнес, держать в голове всех клиентов, все задачи, их статусы и исполнителей попросту невозможно. А когда речь идёт о команде из нескольких сотрудников, без специальных программ-планировщиков вообще не обойтись. Как всё держать под контролем и ни о чём не забывать при помощи сервиса Workzen, читайте в нашем обзоре.
Электронная почта, мессенджеры, файлообменники и другие традиционные инструменты имеют очевидные недостатки для организации работы: письма теряются, а от бесконечных Excel-табличек будет больше путаницы, чем порядка. И это становится ещё очевиднее, когда растёт число клиентов, проектов или сотрудников.
Workzen — один из продуктов интернет-магазина услуг для небольших компаний «Твой Бизнес». Его придумали, чтобы упорядочить внутренние процессы внутри организации, заменив множество писем и файлов на единый понятный интерфейс. С помощью сервиса можно создавать специальные карточки с задачами, вносить туда всю нужную информацию, назначать ответственных, актуализировать статусы. Если на этапе выполнения произошла заминка, это сразу видно. Записи доступны всем включенным в задачу сотрудникам, а подключиться к таск-менеджеру можно из любой локации — нужен только доступ в интернет. Разбираемся подробнее, как это работает.
Workzen позволяет создавать свою базу клиентов, ставить задачи сотрудникам и контролировать их выполнение, строить графики для быстрого анализа данных. Любой проект можно разделить на простые части, определить логику и этапы работ.
Чтобы подключить сервис, нужно перейти на сайт и нажать «Попробовать», либо загрузить мобильное приложение в AppStore или Google Play.
Для регистрации система запросит ваш номер телефона и куда придёт код активации. Вводите его на главной странице Workzen или нажимаете на кнопку «Подтвердить» в своей почте.
Базовая версия — бесплатная. В ней доступны:
Начнём с раздела «Задачи», который значится первым в меню и посвящён планированию. Это список дел, которые отсортированы по времени выполнения: «Сегодня», «Завтра», «Скоро», «Когда-нибудь», «Просрочено» и «Выполнено». Для удобства можно переключаться со списка задач на «Календарь» (выпадающее меню в правом верхнем углу) и обратно. Для каждой задачи можно выставить дедлайн и назначить ответственного.
Там же будет отображаться информация о задачах с просроченным дедлайном, а также делах, которые должны быть выполнены в ближайшее время.
На следующей вкладке мы создаём карточку проекта. Общий принцип работы такой: вы формируете карточку и перемещаете её вперёд на каждом этапе вплоть до завершения. К проектам можно привязывать задачи (их мы уже научились ставить в программе) и информацию о клиентах. Например, создавая проект «Запуск рекламной кампании в соцсетях», можно конкретизировать, что к 15 июня дизайнер должен создать макеты, написать тексты, а финансист — просчитать бюджет и подготовить документы.
После входа в систему по умолчанию у вас будет открыта вкладка «Этапы». Выбираете проект «Новый», называете его, определяете дату начала и завершения, указываете клиента и всю необходимую информацию по нему. Здесь же можно корректировать дедлайны и обновлять статус проектов. Каждый этап можно переименовывать, перемещать, удалять. Если последнее по причинам нежелательно, отработанный проект можно оправить в архив. Здесь же, в карточке, можно указать сумму сделки и фиксировать финансовые операции.
В этом же разделе доступен архив выполненных задач.
При постановке задач с помощью команды «Прикрепить файл» можно выбрать документ или изображение со своего компьютера и добавить к карточке. Это может быть смета, презентация, коммерческое предложение или другие файлы, которые постоянно нужны под рукой — сотрудникам не придётся тратить время на поиски таких документов в почте или своих папках.
Раздел «Клиенты» позволяет создать и вести базу клиентов и партнеров — для каждого из них можно создавать отдельную карточку. Помимо стандартных номеров телефона и адресов электронной почты, здесь можно указывать, например, когда человека день рождения или оставлять комментарии, скажем, «звонить на мобильный Ивану Ивановичу можно только в самых крайних случаях».
На Workzen нет платной подписки — базовый функционал бесплатен, как для личного пользования, так и для командной работы. Причем подключить к сервису можно неограниченное число сотрудников. Сделать это просто: нажимаете на самую нижнюю кнопку в меню (картинка с человечком) и выбираете пункт «Пространства». Здесь вы увидите всплывающее окно с надписью «Пригласить» (при работе через мобильное приложение строка будет расположена в нижней части экрана). После этого система предложит придумать юзернейм, а затем — пригласить новых участников. Сделать это можно по мобильному номеру, который сотрудник указывал при регистрации в Workzen.
Платны в Workzen только дополнительные модули, которые обогащают функционал. Сейчас такой модуль один — «Каталог». С его помощью удобно сортировать все этапы с карточками продуктов и услуг. «Каталог» — платная опция, но стоимость не обременительна для бизнеса: подписка стоит всего 1 рубль в месяц. Оплата происходит в личном кабинете МТС «Твой бизнес» при помощи любой банковской карты. При желании можно настроить автоматическое списание. После оплаты в правом верхнем углу экрана появится пиктограмма в виде открытой книги — «Каталог» доступен для использования.
Раздел «Аналитика» предназначен для систематизации и анализа данных по проделанной работе. В нём есть возможность строить графики, выгружать отчёты.
Наконец, раздел «Профиль» — он полностью о вашей фирме и сотрудниках. В нём даже есть возможность настроить дайджест — периодический отчёт в виде email-рассылки с аналитическими данными по работе в сервисе.
Чтобы понять, как Workzen сработает в вашей компании, лучше всего попробовать его в деле — это бесплатно.
Work hard, Workzen: личный опыт
Привет всем пикабушникам. Выхожу из онлирида с первым постом спустя почти два года. Хочу рассказать вам. Нет, не о том, где выгодно купить туалетную бумагу или гречку. А про ещё один бесплатный планировщик задач Workzen МТС, с помощью которого я могу рассчитать бюджет на покупку элитных рулонов и круп.
Я начинал с банального ИТ-фриланса – поверстать, покодить, немного в UX-тесты, и постепенно дорос до cвоей фирмы из 4 человек.
В чем суть: есть мелкие клиенты, с которыми по упрощенной схеме считаемся, есть покрупнее, там уже списки задач больше, дела серьезнее, поэтому договоры, сканы, вот это все. Пришлось продажника нанять, доход позволяет.
Продажник знатно разгрузил время и повысил количество клиентов почти в 2 раза. Это к тому, что, ребята, делегируйте и не тащите на себе все.Освободится время на более важные задачи. Руководствуясь этим правилом я нанял еще двоих ребят-студентов.
Итак, прибавилось 3 трудо-единицы. А еще прибились клиенты и количество сделок. Планировать задачи стало сложнее, так как тут же появилась куча документов и огромные списки дел (где, кому и что делегировать, раньше то все на себе тянул). Плюс продажнику надоели постоянные напоминания о документах клиентов “вышли список подписанных, пжл”. Все это и сподвигло протестировать Workzen внезапно от МТС. Он похож на трелло, но пользоваться им как базой заказов я не хочу. Если откровенно, в trello нет суммы сделки в отдельной вкладке, клиентов тоже не отметишь. А свою доску я им шарить не собираюсь. Workzen в этом плане выигрывает, поэтому выбор на него и пал. А теперь, давайте подробнее.
Что в приложении Workzen вообще есть:
— Нет рекламы. Несмотря на то, что сервис Workzen бесплатный, он позволяет эдблоку в браузере отдохнуть, а то дел у него итак много.
— Таймер. Тут он довольно условный: прикрепляешь дату из календаря. Не успел перенести в сделанное — пропустил дедлайн, задача просрочена. Для таких есть отдельные списки. Напоминания на стикерах не нужны, планировать время учишься правильно.
— Облако. Все данные хранятся в облаке, то есть при заходе с другого устройства/браузера, ты получишь обратно все свои карточки с документами и задачами назад.
— Файлы. В смысле, можно прикреплять файлы к задаче. Любые, ограничений по объемам и форматам нет. Да, как в trello, но был рад увидеть это и здесь. Лично я креплю сканы доков, договоры и реквизиты. Если удалить на компе, то в сервисе они сохраняются, так как попадают в облако.
Так в чем отличие от trello?
Кроме того, что я в Workzen создаю карточки дел, я могу создавать списки клиентов. Да, пресловутая клиентская вкладка, но тут она адаптирована для планировщика задач. Ты их туда вносишь, как в телефонную книгу, делаешь заметки, а они у тебя потом в задачах стоят: видишь, что и кому ты сделал.
Что еще? Отдельный пункт— сумма, которая стоит в карточке проекта не в качестве “еще одного комментария. Все проставленные денежки попадают в раздел “аналитика”, где тебе и средний чек, и выдача по конкретному клиенту, и общая сумма за неделю/месяц/вся. Это существенный плюс в сравнении с простыми планировщиками, из-за чего нельзя сказать, что workzen чистый канбан.
А теперь к тому, что не понравилось:
— Напоминания о дедлайнах не приходят.
— Нет темного оформления, но это уже на любителя
— Функций пока немного, воронок, как в Flowlu или Битриксе нет. Но для моих масштабов это и не нужно.
— Списками задач делиться нельзя. Увы, Workzen пользоваться один человек. Но у меня проекты идут на одного человека, поэтому некритично. У каждого своя доска с кучей заметок.
— Регистрация по номеру телефона. Хотя это МТС — мой номер у них уже давно.
Пользоваться можно. Workzen — рабочая машина, проекты мои тянет, заметки сохраняет, все три сотрудника доблестно сервис освоили. Сканы и доки больше по 3000 раз не запрашиваю, планировать стало легче.
Хотелось бы сказать, что этот сервис — островочек рабочего дзена на фоне всемирной истерии, но нет. Это простой планировщик задач и устранитель хаоса из дел в вашем личном пространстве.
Пользоваться можно. Workzen — рабочая машина, проекты мои тянет, заметки сохраняет, все три сотрудника доблестно сервис освоили. Сканы и доки больше по 3000 раз не запрашиваю, планировать стало легче.
Хотелось бы сказать, что этот сервис — островочек рабочего дзена на фоне всемирной истерии, но нет. Это простой планировщик задач и устранитель хаоса из дел в вашем личном пространстве.
WORKZEN 4+
Таск-трекер и CRM для бизнеса
Mobile TeleSystems Public Joint Stock Company
Designed for iPhone
iPhone Screenshots
Description
Workzen — минималистичный мобильный таск-трекер
Для командной работы. Для бизнеса. Для управления собственными делами.
Мы взяли лучшее из того, что есть на рынке, для удобства предпринимателей и малого бизнеса.
• Контролируйте задачи на канбан-доске, в списке или календаре — как вам удобно.
• Ведите клиентскую базу, дополняйте книгу контактов информацией по каждому клиенту.
• Создавайте неограниченное количество проектов и приглашайте любое количество сотрудников.
• Общайтесь с коллегами в комментариях, задавайте вопросы по проекту и оперативно сообщайте, что работа выполнена.
• Используйте приложение и веб-версию — они синхронизируются.
What’s New
Вы просили и мы сделали:
— выбирайте подходящую роль для сотрудника, чтобы он не натворил лишнего, или делегируйте рутину администратору
— создавайте и редактируйте проекты в приложении
Ratings and Reviews
Есть над чем работать.
Добрый день. Я уже много лет пользуюсь подобными приложениями, началось все с WunderList, сейчас это Notion и Jira.
Может быть, вы рассчитаны конкретно на другого потребителя и рассматриваете себя только в качестве CRM, но вы бы смогли привлечь больше пользователей и больше компаний, если сделаете удобную настройку по параметрам (чтобы можно было включать/выключать каждый параметр в задачах/проектах, например, графа «сумма» может не нужна будет какому-либо пользователю) и добавили новые (назначение ответственных, прикрепление файлов к задаче/к проекту, время, дата постановки задачи/дата выполнения).
Рекомендовал бы прям оценить Notion, раз у вас такое громкое заявление в описании, что вы взяли лучшее с рынка.
Добрый день, спасибо за ваш фидбэк и пожелания к функционалу — хорошее замечание про параметры, будем думать как это реализовать.
Про notion, мы в курсе, но это не самый популярный и удобный продукт на российском рынке :))
Пожалуйста оставайтесь такими же минималистичными всегда!
Вопросы
Впервые сталкиваюсь с подобными программами, всё интуитивно и просто. НО:
1. Почему в мобильном приложении функционал урезан относительно десктопной версии?
2. Почему, открывая сотрудникам доступ к пространству, нет возможности ограничить их в правах редактирования задач и контактов, а также наделить отдельными правами и возможностями? Получается, что необходимо создавать отдельное пространство под тот или иной проект/группу сотрудников.
3. Соответственно, создавая различные пространства, нет возможности объединить ВСЕ задачи ВСЕХ пространств хотя бы для админа, чтобы не переключаться постоянно между пространствами?
4. Соответственно, почему кнопки переключения между пространствами нет на главном экране?
5. Приходят ли уведомления о новых задачах и/или напоминания о предстоящих? Если да, то каким образом и как их можно настраивать?
Спасибо за приложение и ответы
App Privacy
Не связанные с пользователем данные
Может вестись сбор следующих данных, которые не связаны с личностью пользователя:
Данные об использовании
Privacy practices may vary based on, for example, the features you use or your age. Learn More
WORKZEN 4+
Таск-трекер и CRM для бизнеса
Mobile TeleSystems Public Joint Stock Company
Для iPhone
Снимки экрана (iPhone)
Описание
Workzen — минималистичный мобильный таск-трекер
Для командной работы. Для бизнеса. Для управления собственными делами.
Мы взяли лучшее из того, что есть на рынке, для удобства предпринимателей и малого бизнеса.
• Контролируйте задачи на канбан-доске, в списке или календаре — как вам удобно.
• Ведите клиентскую базу, дополняйте книгу контактов информацией по каждому клиенту.
• Создавайте неограниченное количество проектов и приглашайте любое количество сотрудников.
• Общайтесь с коллегами в комментариях, задавайте вопросы по проекту и оперативно сообщайте, что работа выполнена.
• Используйте приложение и веб-версию — они синхронизируются.
Что нового
Вы просили и мы сделали:
— выбирайте подходящую роль для сотрудника, чтобы он не натворил лишнего, или делегируйте рутину администратору
— создавайте и редактируйте проекты в приложении
Оценки и отзывы
Есть над чем работать.
Добрый день. Я уже много лет пользуюсь подобными приложениями, началось все с WunderList, сейчас это Notion и Jira.
Может быть, вы рассчитаны конкретно на другого потребителя и рассматриваете себя только в качестве CRM, но вы бы смогли привлечь больше пользователей и больше компаний, если сделаете удобную настройку по параметрам (чтобы можно было включать/выключать каждый параметр в задачах/проектах, например, графа «сумма» может не нужна будет какому-либо пользователю) и добавили новые (назначение ответственных, прикрепление файлов к задаче/к проекту, время, дата постановки задачи/дата выполнения).
Рекомендовал бы прям оценить Notion, раз у вас такое громкое заявление в описании, что вы взяли лучшее с рынка.
Добрый день, спасибо за ваш фидбэк и пожелания к функционалу — хорошее замечание про параметры, будем думать как это реализовать.
Про notion, мы в курсе, но это не самый популярный и удобный продукт на российском рынке :))
Пожалуйста оставайтесь такими же минималистичными всегда!
Вопросы
Впервые сталкиваюсь с подобными программами, всё интуитивно и просто. НО:
1. Почему в мобильном приложении функционал урезан относительно десктопной версии?
2. Почему, открывая сотрудникам доступ к пространству, нет возможности ограничить их в правах редактирования задач и контактов, а также наделить отдельными правами и возможностями? Получается, что необходимо создавать отдельное пространство под тот или иной проект/группу сотрудников.
3. Соответственно, создавая различные пространства, нет возможности объединить ВСЕ задачи ВСЕХ пространств хотя бы для админа, чтобы не переключаться постоянно между пространствами?
4. Соответственно, почему кнопки переключения между пространствами нет на главном экране?
5. Приходят ли уведомления о новых задачах и/или напоминания о предстоящих? Если да, то каким образом и как их можно настраивать?
Спасибо за приложение и ответы
Конфиденциальность приложения
Разработчик Mobile TeleSystems Public Joint Stock Company указал, что в соответствии с политикой конфиденциальности приложения данные могут обрабатываться так, как описано ниже. Подробные сведения доступны в политике конфиденциальности разработчика.
Не связанные с пользователем данные
Может вестись сбор следующих данных, которые не связаны с личностью пользователя:
Данные об использовании
Конфиденциальные данные могут использоваться по-разному в зависимости от вашего возраста, задействованных функций или других факторов. Подробнее